Sau một thời gian sử dụng PowerPoint, chắc hẳn bạn đã từng gặp phải tình huống nguy hiểm khi hệ thống đột ngột ngừng hoạt động. Điều quan trọng lúc này là lấy lại file PowerPoint chưa lưu để không mất công sáng tạo đã đặt vào từng slide. Vậy làm thế nào để cứu hộ slide của bạn?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn những phương pháp khôi phục hiệu quả PowerPoint chưa lưu trong trường hợp gặp sự cố hệ thống. Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu cách khôi phục file PowerPoint đã bị xóa. Hãy cùng khám phá ngay!
Sự Cố Cần Lấy Lại File PowerPoint Chưa Lưu
Nếu bạn đóng một file PowerPoint mà chưa nhấn Lưu, hệ thống sẽ hiển thị một thông báo nhắc nhở bạn lưu lại file sau khi chỉnh sửa gần nhất. Với cơ chế hoạt động này, bạn không cần lo lắng khi đóng PowerPoint.
Tuy PowerPoint đã có cơ chế nhắc nhở lưu tự động, nhưng nếu thiết bị của bạn gặp sự cố khiến PowerPoint bị đơ và dừng hoạt động, rất có thể màn hình PowerPoint sẽ tự động đóng lại và bạn chưa kịp lưu. Lúc này, bạn phát hiện dữ liệu của mình đang trên bờ vực biến mất vĩnh viễn.
Một số nguyên nhân phổ biến dẫn đến tình huống PowerPoint bị đơ và không lưu được gồm: dung lượng file PowerPoint quá lớn, quá nhiều phần mềm cùng chạy trên thiết bị, bộ nhớ RAM quá tải, sử dụng PowerPoint trong một task khác trên thiết bị, phiên bản Microsoft Office chưa được cập nhật, các add-ins từ bên thứ ba gây mất cân bằng trong Microsoft Office, phần mềm diệt virus không tương thích với PowerPoint, ổ cứng hỏng hoặc virus xâm nhập và làm hỏng PowerPoint.
Mặc dù Microsoft đã cập nhật phiên bản PowerPoint mới nhất với nhiều tính năng cải tiến, nhưng không ai có thể chắc chắn rằng họ sẽ không gặp sự cố PowerPoint bị đơ và dừng hoạt động. Lúc này, chúng ta cần phải biết cách lấy lại file PowerPoint chưa lưu.
Để tìm hiểu chi tiết hơn về sự cố PowerPoint này và các phương pháp khắc phục, hãy tham khảo bài viết dưới đây!
Cách Lấy Lại File PowerPoint Chưa Lưu
Có rất nhiều trường hợp bạn cần khôi phục một file PowerPoint. Ví dụ, khi PowerPoint đột ngột dừng hoạt động và bạn cần lấy lại file PowerPoint chưa lưu hoặc khi bạn đã thực hiện và lưu lại các thay đổi trên slide, nhưng sau đó bạn muốn khôi phục lại phiên bản cũ. Một trường hợp khác là khi bạn vô tình xóa mất file PowerPoint và cần lấy lại ngay lập tức.
Chúng tôi sẽ giúp bạn khôi phục bài thuyết trình trong tất cả các trường hợp trên. Hãy theo dõi và thực hiện các bước sau đây!
Cách Lấy Lại File PowerPoint Chưa Lưu Do Sự Cố
Khi bạn đang làm việc trên PowerPoint và hệ thống đột ngột ngừng hoạt động, đừng lo lắng quá vì vẫn có cách để bạn lấy lại file PowerPoint chưa lưu. Hãy cùng tôi tìm hiểu ngay dưới đây.
Cách 1: Tìm Lại File PowerPoint Chưa Lưu
Trên thiết bị của bạn, có một thư mục có tên “temp” (tạm), đó là nơi hệ điều hành Windows lưu trữ các tệp tin tạm thời. Các tệp tin tạm thời này được tạo ra để lưu trữ dữ liệu tạm thời của các ứng dụng bạn sử dụng trên thiết bị. Sau khi bạn lưu một tệp tin hoàn chỉnh vào thư mục mong muốn, các tệp tin này sẽ bị xóa.
PowerPoint, là một ứng dụng trên thiết bị của bạn, cũng hoạt động theo cơ chế này. Chính nhờ điều đó mà bạn có thể khôi phục PowerPoint chưa lưu bằng cách truy cập vào thư mục temp và tìm kiếm tệp tin.
Dưới đây là các bước bạn cần thực hiện để lấy lại file PowerPoint chưa lưu:
Bước 1: Tìm File
Đầu tiên, hãy mở Cửa sổ Explorer trên thiết bị và nhập từ khoá “PPT*.tmp” vào thanh tìm kiếm.
Khi lưu trữ dữ liệu tạm thời, PowerPoint sẽ thêm một con số ngẫu nhiên vào tên tệp tin. Vì chúng tôi không biết chính xác con số đó là gì, chúng tôi sử dụng dấu sao (*) để thay thế trong từ khoá tìm kiếm.
Bước 2: Đổi Đuôi File
Tệp tin PowerPoint tạm thời sẽ xuất hiện trong cửa sổ Explorer. Chuột phải vào tệp tin đó > Properties > đổi đuôi file thành .ppt để có thể mở file trong PowerPoint.
Bước 3: Khôi Phục PowerPoint Chưa Lưu
Sau khi tệp tin đã được đổi đuôi tên, bạn có thể mở tệp tin để kiểm tra nội dung bài thuyết trình.
Để hoàn thành việc khôi phục PowerPoint chưa lưu, bạn chỉ cần thực hiện thao tác Lưu đơn giản như sau: Đi đến thẻ File > Save As > chọn thư mục lưu tệp tin > nhập tên tệp tin > nhấn OK.
Vậy là bạn đã thành công lấy lại file PowerPoint chưa lưu rồi đó!
Cách 2: Sử Dụng Tính Năng Recover Unsaved Presentation của PowerPoint
Từ phiên bản Office 2010 trở về sau, PowerPoint đã được cập nhật thêm tính năng truy cập các tệp tin nháp ngay trên ứng dụng. Nhờ đó, ngoài phương pháp tìm kiếm tệp tin trong thư mục temp, bạn cũng có thể khôi phục PowerPoint chưa lưu từ chính ứng dụng của mình.
Khi bạn mở lại PowerPoint ngay sau khi sự cố sập ứng dụng xảy ra, bạn sẽ gặp cửa sổ Document Recovery ở bên trái màn hình. Đây là nơi bạn có thể tìm thấy một phiên bản đã lưu tự động của tệp tin dang dở và lấy lại file PowerPoint chưa lưu nhanh chóng.
Nếu cửa sổ Document Recovery không hiển thị trên màn hình PowerPoint của bạn, bạn có thể làm các thao tác sau:
Bước 1: Mở Thư Mục Chứa Các Tệp Tin Chưa Lưu
Trong bước này, bạn hãy mở PowerPoint, đi đến thẻ File > Open > Recent Presentations > cuộn xuống cuối màn hình và nhấn Recover Unsaved Presentation.
Bước 2: Mở Tệp Tin Cần Sử Dụng
Trong thư mục mới vừa mở, bạn sẽ tìm thấy tất cả các tệp tin PowerPoint nháp đã được hệ thống lưu lại. Theo mặc định, đường dẫn đến thư mục này là:
C:Users[Tên hệ thống]AppDataLocalMicrosoftOfficeUnsavedFilesĐể chọn tệp tin đúng, dựa vào thông tin ngày tháng tương ứng với thời gian sự cố khiến PowerPoint dừng hoạt động đột ngột.
Cách Lấy Lại Phiên Bản Cũ Của File PowerPoint Đã Lưu
Khi làm việc trên PowerPoint, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+Z để nhanh chóng hoàn tác thay đổi vừa thực hiện trên slide. Có lẽ tất cả chúng ta đều đã nắm vững các phím tắt cơ bản trong PowerPoint và không gặp khó khăn khi muốn hoàn tác một thay đổi.
Tuy nhiên, sau khi bạn nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+S để lưu file, bạn sẽ không thể dễ dàng hoàn tác bằng Ctrl+Z nữa. Lúc này, mọi thay đổi trên slide đã được lưu thành phiên bản mới. Vậy làm thế nào để lấy lại file trong trường hợp này?
Cách Lấy Lại Phiên Bản Cũ Của File PowerPoint Lưu Trên Thiết Bị
Nếu file PowerPoint của bạn được lưu trong một thư mục trên thiết bị, hãy đi đến thư mục đó, nhấp chuột phải vào tệp tin PowerPoint cần sử dụng > Properties > Previous Versions.
Trong hộp thoại này, bạn sẽ tìm thấy tất cả các phiên bản của file sau mỗi lần nhấn Save, nhưng chỉ áp dụng khi PowerPoint đánh dấu các điểm khôi phục file. Hãy chọn phiên bản bạn cần khôi phục > Restore > OK. Sau đó, khi bạn mở file trong PowerPoint, bạn sẽ thấy phiên bản cũ đã được áp dụng.
Cách Lấy Lại Phiên Bản Cũ Của File PowerPoint Lưu Trên Đám Mây
Thay vì thư mục trên thiết bị, nếu bạn đã thiết lập chế độ tự động lưu file vào các dịch vụ lưu trữ đám mây như DropBox, OneDrive, Google Drive,… bạn sẽ cần truy cập vào các trang web đó để khôi phục file PowerPoint của mình. Mỗi ứng dụng sẽ có một chế độ truy cập lịch sử chỉnh sửa file riêng, tuy nhiên, quy trình sẽ tương tự như sau: Tìm kiếm tệp tin > Quản lý các phiên bản của file > Khôi phục phiên bản cũ.
Ví dụ với Google Drive, bạn cần nhấp chuột phải vào tệp tin PowerPoint > Manage Versions. Một cửa sổ quản lý tất cả các phiên bản của file sẽ hiển thị, hãy chọn phiên bản bạn muốn sử dụng.
Cách Lấy Lại File PowerPoint Đã Xóa
Thông thường, chúng ta nên xóa các tệp tin không cần thiết để tránh quá tải bộ nhớ thiết bị. Điều này cũng là một trong những cách được khuyến nghị để duy trì hiệu suất hoạt động của thiết bị.
Nhưng nếu bạn vô tình xóa một tệp tin PowerPoint quan trọng, làm thế nào để khôi phục file PowerPoint đã xóa? Điều này hoàn toàn khác với việc lấy lại file PowerPoint chưa lưu. Hãy tìm hiểu các bước khôi phục tệp tin với chúng tôi nhé.
Bước 1: Mở Recycle Bin
Vì tất cả các tệp tin sau khi xóa sẽ được chuyển đến Recycle Bin (thùng rác), nhiệm vụ đầu tiên bạn cần làm là đi đến thư mục Recycle Bin để tìm lại tệp tin PowerPoint bạn muốn khôi phục.
Nhấp chuột phải vào tệp tin > Restore.
Sau đó, bạn sẽ tìm thấy tệp tin trong chính thư mục mà nó đã được lưu trước khi bị xóa. Quá đơn giản, phải không nào?
Cách Khôi Phục File PowerPoint Bị Hỏng
Chúng ta đã tìm hiểu các phương pháp lấy lại file PowerPoint chưa lưu, khôi phục phiên bản cũ của một file PowerPoint và lấy lại file PowerPoint đã bị xóa. Vậy còn giải pháp đối với file PowerPoint bị hỏng thì sao?
Bạn đã lưu file PowerPoint của mình nhưng vì một lý do nào đó lại không thể mở file đó? Nguyên nhân là file của bạn đã bị hỏng. Phương pháp khôi phục sẽ phụ thuộc vào nguyên nhân gây ra lỗi.
Dưới đây là một số cách khôi phục file PowerPoint bị hỏng, bạn hãy thử lần lượt các cách để sửa file nhé.
Cách 1: Di Chuyển Vị Trí Lưu Trữ File PowerPoint
Trong hầu hết các trường hợp hỏng file PowerPoint, chúng ta không thể chắc chắn nguyên nhân đến từ folder lưu trữ file hay không. Tuy nhiên, chúng ta có thể xác định được điều này thông qua các thao tác sau. Nếu folder lưu trữ chính là tác nhân gây ra lỗi, bạn hãy khôi phục file và tạo các bản sao phòng chống cho tất cả các file trong folder.
Bước 1: Lưu File Trong Một Folder Khác
Đầu tiên, hãy mở folder chứa file bị hỏng. Nhấp chuột phải vào tệp tin PowerPoint cần sửa > Copy (Ctrl+C) để lưu file vào clipboard. Sau đó, di chuyển đến một folder mới và nhấp chuột phải vào cửa sổ folder > Paste (Ctrl+V) để lưu file trong folder mới.
Bước 2: Mở File
Hãy mở file trong folder mới này. Nếu thao tác diễn ra mượt mà, không gặp vấn đề gì, thì bạn có thể kết luận rằng lỗi file là do folder cũ.
Cách 2: Copy Slide Sang Một File Mới
Nếu không phải folder là nguyên nhân khiến file PowerPoint bị hỏng, thì lỗi đến từ file của bạn. Trong trường hợp này, PowerPoint sẽ giúp bạn bằng một số tính năng sao chép các slide từ file bị hỏng sang một file mới hoàn toàn.
Bước 1: Mở File PowerPoint Mới
Thay vì mở một file PowerPoint đã được lưu trên thiết bị hoặc đám mây, hãy mở một file PowerPoint hoàn toàn mới.
Bước 2: Lấy Lại File PowerPoint Chưa Lưu
Tại cửa sổ mới, hãy đi đến thẻ Home > New Slide > Reuse Slides.
Cửa sổ Reuse Slides sẽ hiển thị bên phải màn hình của bạn. Tại đây, hãy nhấp vào “Browse” để chọn vị trí file PowerPoint cần chèn slide vào file mới hiện tại.
Sau đó, PowerPoint sẽ hiển thị tất cả các slide trong file đã chỉ định. Hãy chọn tất cả các slide trong cửa sổ Reuse Slides để PowerPoint chèn chúng vào file mới.
Bước 3: Lưu File Mới
Khi đã hoàn tất việc chèn slide như trên, hãy lưu ngay file mới này vào folder mong muốn.
Cách 3: Mở PowerPoint Trong Chế Độ An Toàn
Nếu bạn nghi ngờ file PowerPoint bị hỏng do lỗi trong phần mềm, hãy thử khởi động PowerPoint trong chế độ an toàn (safe mode) bằng cách giữ phím Ctrl và nhấn vào biểu tượng PowerPoint để mở phần mềm.
Một hộp thoại xác nhận kích hoạt chế độ an toàn của Microsoft PowerPoint sẽ hiện ra. Hãy nhấp Yes để mở file trong chế độ an toàn.
Chế độ an toàn sẽ vô hiệu hóa mọi add-in và tính năng mở rộng trong PowerPoint, bao gồm cả tính năng AutoCorrect và AutoRecover. Chế độ này cũng không cho phép người dùng thay đổi giao diện thanh công cụ theo ý muốn. Mục đích của việc kích hoạt này là xác định nguyên nhân gây hỏng file có đến từ phần mềm hay không.
Cách Đề Phòng Sự Cố Cần Lấy Lại File PowerPoint Chưa Lưu
Như bạn đã biết, việc đề phòng sự cố không bao giờ là thừa thãi đối với bất kỳ công việc nào, đặc biệt là khi bạn thường xuyên gặp nguy cơ không mong muốn khi làm việc trên các phần mềm văn phòng. Vì vậy, sau khi đã tìm hiểu về các phương pháp lấy lại file PowerPoint chưa lưu, chúng ta hãy cùng thảo luận về các biện pháp đề phòng mà bạn có thể chuẩn bị trong trường hợp gặp sự cố.
Trong các phiên bản PowerPoint từ 2010 trở đi, đã tích hợp tính năng AutoSave cho phép phần mềm tự động lưu file. Bạn có thể kích hoạt tính năng này để giảm thiểu nguy cơ mất dữ liệu PowerPoint.
Cách 1: Kích Hoạt Tính Năng AutoSave Trên Thanh Công Cụ
Khi bạn mở PowerPoint, bạn sẽ thấy thanh công cụ hiển thị dòng chữ “AutoSave” và một nút công tắc kế bên. Để kích hoạt tính năng AutoSave tự động lưu file đang mở, chỉ cần bật nút công tắc từ OFF sang ON.
Cách 2: Kích Hoạt Tính Năng AutoSave Trong Cài Đặt
Nếu bạn không thấy tính năng AutoSave xuất hiện trên thanh công cụ, hãy đi đến thẻ File > Options > Save > Save presentations. Tại đây, hãy kiểm tra các ô phía dưới.
- Save AutoRecover information every [n] minutes: Tự động lưu file PowerPoint mỗi [n] phút. Mặc định, PowerPoint tự động lưu file mỗi 10 phút. Bạn có thể thay đổi thời gian này bằng cách nhập số phút mong muốn.
- Keep the last AutoRecovered version if I close without saving: Giữ lại phiên bản AutoRecover của file PowerPoint khi bạn đóng phần mềm mà không lưu file. Tùy chọn này đảm bảo trang tính của bạn được tự động lưu trong trường hợp PowerPoint ngừng hoạt động đột ngột.
- AutoRecover file location: Địa chỉ lưu các file PowerPoint tự động lưu bằng tính năng AutoSave và AutoRecover. Bạn có thể thay đổi địa chỉ này bằng một thư mục khác nếu muốn.
Một gợi ý khi thiết lập các tính năng AutoSave và AutoRecover trong PowerPoint: Khi bạn làm việc trên một file chứa nhiều slide dày đặc thông tin quan trọng, việc tự động lưu mỗi 5 phút một lần sẽ tăng nguy cơ hệ thống bị sập. Để tránh sự cố này, bạn có thể cài đặt khoảng thời gian lâu hơn giữa các lần lưu tự động hoặc thay đổi chế độ tính toán về thủ công thay vì tự động.
Có thể bạn chưa biết: Cách kích hoạt tính năng AutoSave và AutoRecover trong PowerPoint hoàn toàn tương tự với các phần mềm Office khác. Do đó, nếu bạn gặp vấn đề trong việc khôi phục file Excel hay Word, hãy áp dụng phương pháp khôi phục PowerPoint chưa lưu trong bài viết này nhé.
Tổng Kết
Như vậy, chúng tôi đã giới thiệu chi tiết các phương pháp khôi phục PowerPoint chưa lưu, khôi phục phiên bản cũ của file PowerPoint đã lưu, lấy lại file PowerPoint đã xóa và cách khôi phục file PowerPoint bị hỏng. Hi vọng rằng bài viết của chúng tôi đã giúp bạn lấy lại file PowerPoint chưa lưu và cứu hộ các slide quý giá của bạn.
