Trong thế giới của chúng ta, file PowerPoint là nguồn dữ liệu vô cùng quan trọng, bao gồm văn bản, hình ảnh, biểu đồ và thậm chí video và âm thanh. Vì vậy, file PowerPoint thường có dung lượng rất lớn, chiếm không ít không gian trong bộ nhớ máy tính. Việc file PowerPoint có dung lượng lớn cũng gây khó khăn khi chuyển file hoặc khi mở file trên các máy tính có cấu hình yếu. Vì vậy, việc giảm dung lượng file PowerPoint trở nên cực kỳ cần thiết. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu 5 cách giảm dung lượng file PowerPoint một cách hiệu quả, giúp lưu trữ và sử dụng file PowerPoint dễ dàng hơn.
Chuyển đổi file PowerPoint sang định dạng file .PPTX
Từ bản Microsoft PowerPoint 2007 trở đi, các file PowerPoint được lưu dưới định dạng file .pptx. Định dạng file này đã tối ưu kích thước file so với định dạng file cũ (.ppt) của Microsoft PowerPoint 97-2003, giúp giảm dung lượng file PowerPoint. Vì vậy, nếu file PowerPoint của bạn đang sử dụng định dạng .ppt, hãy chuyển đổi chúng sang định dạng .pptx bằng cách:
- Vào thẻ File > Info > Convert. Ở cửa sổ Save As, chọn PowerPoint Presentation và nhấn Save để chuyển file sang định dạng .pptx trong PowerPoint.
- Hoặc sử dụng trang web chuyển đổi định dạng – https://convertio.co/vn/ppt-pptx/.
Sử dụng công cụ Insert của PowerPoint
Thường khi làm slide, chúng ta sao chép và dán ảnh từ trên mạng để tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, việc này làm tăng kích thước file PowerPoint đáng kể. Khi bạn sao chép ảnh và dán trực tiếp vào PowerPoint, ảnh sẽ được mặc định là định dạng png – định dạng ảnh chất lượng cao nhưng có kích thước lớn. Vì vậy, để giảm dung lượng file PowerPoint, hãy tải ảnh xuống và sử dụng công cụ Insert của PowerPoint.
Nén file ảnh trong file PowerPoint
Nén file ảnh bằng tính năng Compress picture là một cách thông minh để giảm dung lượng file PowerPoint. Để thực hiện, bạn làm như sau:
- Vào thẻ File > Save As.
- Ở hộp thoại Save As, ở góc dưới cùng bên phải, chọn Tools > Compress Picture.
- Hộp thoại Compress Pictures cho phép bạn lựa chọn độ phân giải ảnh để giảm dung lượng file PowerPoint. Nếu bạn muốn chia sẻ hoặc trình chiếu trên website, hãy chọn ô Web (150 ppi) và nhấn OK.
Hạn chế sao chép font chữ cùng file PowerPoint
Chức năng sao chép font chữ (Embeb fonts) của PowerPoint cho phép sao chép các font chữ sử dụng trong slide cùng với file PowerPoint. Tuy nhiên, điều này làm tăng kích thước file. Vì vậy, nếu bạn chỉ trình chiếu file PowerPoint trên máy tính cá nhân, hãy tắt chức năng này để giảm dung lượng file PowerPoint. Để tắt chức năng này, bạn vào thẻ File > Options > Save và bỏ chọn ô Embed fonts in the file. Hoặc nếu bạn cần sao chép font chữ, hãy hoàn thiện bản slide và sau đó sao chép font chữ chỉ sao chép những chữ sẵn có trong slide.
Các cách khác để giảm dung lượng file PowerPoint
Ngoài những cách trên, bạn cũng có thể:
- Tắt tính năng AutoRecover (không khuyến khích).
- Chuyển toàn bộ nội dung slide sang file PowerPoint mới để giảm bớt dung lượng của lớp nền trong quá trình làm slide.
Tiếp theo, Gitiho sẽ hướng dẫn bạn các cách làm hiệu quả để giảm dung lượng file PowerPoint. Cùng áp dụng để tận hưởng trải nghiệm PowerPoint thông minh và nhanh chóng nhé!
