Biểu đồ là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn truyền đạt dữ liệu một cách trực quan và hấp dẫn trong bài thuyết trình. Sử dụng biểu đồ trong bài thuyết trình sẽ giúp khán giả dễ dàng hiểu rõ hơn ý nghĩa đằng sau các con số và nhận ra các xu hướng hoặc sự so sánh giữa các yếu tố. Vậy làm thế nào để tạo ra một biểu đồ trong PowerPoint một cách hiệu quả? Hãy cùng khám phá nhé!
Các loại biểu đồ
PowerPoint cung cấp nhiều loại biểu đồ khác nhau, giúp bạn lựa chọn loại phù hợp nhất với dữ liệu của mình. Để sử dụng biểu đồ một cách hiệu quả, bạn cần hiểu cách sử dụng các loại biểu đồ khác nhau. PowerPoint 2016 có nhiều loại biểu đồ, mỗi loại đều có những ưu điểm riêng.
Xác định các phần của biểu đồ
Ngoài việc hiểu về các loại biểu đồ, bạn cũng cần biết cách đọc biểu đồ. Mỗi biểu đồ chứa các yếu tố khác nhau và các phần này có thể giúp bạn diễn giải dữ liệu một cách chính xác.
Chèn biểu đồ
Để chèn một biểu đồ vào PowerPoint, bạn sử dụng bảng tính như một placeholder để nhập dữ liệu cho biểu đồ, tương tự như Excel. Quá trình nhập dữ liệu khá đơn giản.
Cách chèn biểu đồ:
- Chọn tab Insert, sau đó bấm vào lệnh Chart trong nhóm Illustrations.
-
Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Chọn một danh mục từ khung bên trái và xem lại các biểu đồ xuất hiện trong khung bên phải.
-
Chọn biểu đồ mong muốn, sau đó bấm OK.
- Một biểu đồ và bảng tính sẽ xuất hiện. Dữ liệu xuất hiện trong bảng tính là dữ liệu nguồn, bạn có thể thay thế bằng thông tin của mình. Dữ liệu nguồn này sẽ được sử dụng để tạo biểu đồ.
- Nhập dữ liệu vào bảng tính.
- Biểu đồ sẽ tự động mở rộng khi bạn nhập thêm dữ liệu. Khu vực được bao quanh bởi các đường màu xanh mới xuất hiện trong biểu đồ.
- Khi hoàn tất, nhấp X để đóng bảng tính.
- Biểu đồ đã hoàn thành!
Bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu của biểu đồ bất cứ lúc nào bằng cách chọn biểu đồ và nhấp vào lệnh Edit Data trên tab Design.
Bạn cũng có thể chèn thêm biểu đồ mới bằng cách nhấp vào lệnh Insert Chart trong placeholder.
Tạo biểu đồ với dữ liệu Excel hiện có
Nếu bạn đã có dữ liệu trong một file Excel và bạn muốn sử dụng dữ liệu này cho biểu đồ, bạn có thể sao chép và dán dữ liệu đó. Chỉ cần mở bảng tính trong Excel, chọn và sao chép dữ liệu cần thiết, sau đó dán vào vùng dữ liệu nguồn của biểu đồ.
Bạn cũng có thể nhúng một biểu đồ Excel hiện có vào bài thuyết trình PowerPoint. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn cập nhật dữ liệu trong file Excel và biểu đồ sẽ tự động cập nhật mỗi khi dữ liệu trong Excel thay đổi.
Sửa đổi biểu đồ với các công cụ biểu đồ
Có nhiều cách để tùy chỉnh và sắp xếp biểu đồ. Ví dụ, bạn có thể thay đổi loại biểu đồ, sắp xếp lại dữ liệu trong biểu đồ và thậm chí thay đổi bố cục và kiểu dáng của biểu đồ.
Cách thay đổi loại biểu đồ
Nếu bạn nhận thấy rằng dữ liệu không phù hợp với loại biểu đồ hiện tại, bạn có thể dễ dàng chuyển sang một loại biểu đồ khác. Dưới đây là ví dụ về cách chuyển từ loại biểu đồ cột sang loại biểu đồ đường.
- Chọn biểu đồ bạn muốn thay đổi. Tab Design sẽ xuất hiện ở phía bên phải của ribbon.
- Từ tab Design, bấm vào lệnh Change Chart Type.
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Chọn loại biểu đồ mới mong muốn, sau đó bấm OK.
- Biểu đồ đã được chuyển sang loại mới.
Cách chuyển đổi dữ liệu hàng và cột
Đôi khi, bạn có thể muốn thay đổi cách biểu đồ nhóm dữ liệu của mình. Ví dụ, trong biểu đồ dưới đây, dữ liệu bán sách được nhóm theo thể loại, mỗi tháng một dòng. Tuy nhiên, bạn có thể chuyển đổi các hàng và cột để biểu đồ nhóm dữ liệu theo tháng, mỗi thể loại một dòng. Dữ liệu được sắp xếp theo cách khác nhau, nhưng cùng chứa cùng một thông tin.
-
Chọn biểu đồ bạn muốn sửa đổi. Tab Design sẽ xuất hiện.
-
Từ tab Design, chọn lệnh Edit Data trong nhóm Data.
- Nhấp lại vào biểu đồ, sau đó chọn lệnh Switch Row/Column trong nhóm Data.
- Dữ liệu đang hiển thị trên biểu đồ đã được chuyển đổi. Trong ví dụ này, dữ liệu được nhóm theo tháng, mỗi thể loại một dòng.
Lưu ý rằng, nếu dữ liệu trong bảng tính đã nhập vào cột đầu tiên, việc chuyển đổi hàng và cột có thể tạo ra kết quả không mong muốn. Một giải pháp đơn giản là nhập dấu nháy đơn trước mỗi con số, để biểu thị rằng bảng tính đang được định dạng là văn bản thay vì giá trị số. Ví dụ, năm 2016 sẽ được nhập là ‘2016.
Cách thay đổi bố cục biểu đồ
Bố cục biểu đồ được xác định trước, cho phép bạn tùy chỉnh các yếu tố trong biểu đồ như tiêu đề, chú thích và nhãn dữ liệu để làm cho biểu đồ dễ đọc và dễ hiểu hơn.
-
Chọn biểu đồ bạn muốn sửa đổi. Tab Design sẽ xuất hiện.
-
Từ tab Design, bấm vào lệnh Quick Layout.
- Chọn một bố cục đã được xác định trước từ menu xuất hiện.
- Biểu đồ sẽ cập nhật theo bố cục mới.
Để thay đổi các thành phần của biểu đồ (ví dụ: tiêu đề), bạn chỉ cần nhấp vào yếu tố đó và nhập nội dung mới.
Cách thay đổi kiểu biểu đồ
PowerPoint cung cấp nhiều kiểu biểu đồ khác nhau cho bạn thay đổi giao diện của biểu đồ.
-
Chọn biểu đồ bạn muốn sửa đổi. Tab Design sẽ xuất hiện.
-
Từ tab Design, nhấp vào mũi tên drop-down More trong Chart Styles.
-
Chọn một kiểu biểu đồ mong muốn từ menu xuất hiện.
- Biểu đồ sẽ được hiển thị theo kiểu đã chọn.
Bên cạnh việc sử dụng các lệnh, bạn cũng có thể sử dụng các nút tắt để nhanh chóng thêm yếu tố vào biểu đồ, thay đổi kiểu biểu đồ và lọc dữ liệu trong biểu đồ.
Thực hành
-
Mở bài thuyết trình thực hành ví dụ. Bạn cũng cần tải xuống workbook thực hành đi kèm.
-
Trên slide cuối cùng, chèn một biểu đồ dạng đường.
-
Mở workbook thực hành trong Excel. Sao chép dữ liệu và dán vào bảng tính của biểu đồ.
-
Xóa tiêu đề của biểu đồ.
-
Thay đổi loại biểu đồ thành Stacked Column.
-
Sử dụng menu drop-down Quick Layout để thay đổi thành Layout 10.
-
Nhấp vào nút shortcut Chart Elements, sau đó nhấp vào mũi tên bên cạnh Axis Titles và chọn tiêu đề cho trục Primary Vertical.
-
Nhấp đúp vào tiêu đề trục, sau đó đổi tên thành Doanh thu bán hàng.
-
Chuyển đổi dữ liệu từ hàng sang cột.
-
Khi bạn hoàn tất, slide của bạn sẽ trông như thế này:
Chúc mừng bạn đã tạo thành công biểu đồ trong PowerPoint!
Đừng quên truy cập ProSkills để tìm hiểu thêm các kỹ năng thú vị khác nhé!
Xem thêm:
- Trình diễn biểu đồ 3D trong PowerPoint
- Cách vẽ sơ đồ tư duy (mind map) trong PowerPoint
- Cách tạo hiệu ứng cho biểu đồ Excel trong PowerPoint
