Excel là công cụ không thể thiếu đối với dân kế toán, giúp xử lý dữ liệu, tính toán và thống kê một cách chính xác. Việc nắm vững các hàm trong Excel, bao gồm cả cách thực hiện phép trừ, sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về cách sử dụng hàm trừ trong Excel, từ cơ bản đến nâng cao, cùng với những ví dụ thực tế, giúp bạn dễ dàng áp dụng vào công việc.
Hàm Trừ Trong Excel – Khái Niệm Cơ Bản
Thực tế, Excel không có một hàm riêng biệt nào dành riêng cho phép trừ. Tuy nhiên, chúng ta hoàn toàn có thể thực hiện phép trừ bằng cách sử dụng toán tử trừ - hoặc kết hợp với hàm SUM. Điều này mang lại sự linh hoạt và cho phép bạn thực hiện phép trừ trên nhiều loại dữ liệu khác nhau, từ số học đơn giản đến ngày tháng, thậm chí cả ký tự.
Cú Pháp Hàm Trừ Trong Excel
Dưới đây là một số cú pháp hàm trừ thường gặp trong Excel, bạn có thể tham khảo và áp dụng:
- Trừ hai số:
=(số 1 - số 2)Ví dụ:=(10-5) - Trừ nhiều số:
=(số 1 - số 2 - số 3 - ... - số n)Ví dụ:=(20-5-2-1) - Kết hợp với hàm SUM:
=SUM(số 1, -số 2)Ví dụ:=SUM(10,-5) - Kết hợp với hàm SUM và trừ nhiều số:
=Số 1 - SUM(số 2, số 3, ..., số n)Ví dụ:=20-SUM(5,2,1)
Lưu ý: Dấu phân cách giữa các số trong công thức có thể là dấu phẩy (,) hoặc dấu chấm phẩy (;), tùy thuộc vào cài đặt vùng của Excel trên máy tính. Bạn nên kiểm tra cài đặt này để tránh gặp lỗi. Cá nhân tôi thường sử dụng dấu phẩy do đã quen với thiết lập này.
alt text
Các Cách Sử Dụng Hàm Trừ Trong Excel
Tùy vào từng trường hợp cụ thể, chúng ta sẽ áp dụng cách sử dụng hàm trừ khác nhau. Dưới đây là tổng hợp các cách phổ biến và hữu ích nhất:
1. Sử Dụng Toán Tử Trừ (-)
Đây là cách đơn giản nhất để thực hiện phép trừ trong Excel. Bạn chỉ cần đặt dấu bằng (=) trước phép tính, sau đó nhập số hoặc ô tham chiếu và dùng toán tử trừ (-) để thực hiện phép tính.
Ví dụ: Tính phép toán 20 – 8
Bạn chọn một ô bất kỳ, nhập công thức =20-8, sau đó nhấn Enter. Kết quả sẽ hiển thị ngay trong ô đó.
alt text
Hoặc, bạn có thể sử dụng ô tham chiếu: Giả sử giá trị 20 nằm ở ô A1, giá trị 8 nằm ở ô B1. Bạn chọn một ô khác, nhập công thức =A1-B1 rồi nhấn Enter.
alt text
Lưu ý: Hãy đảm bảo các ô chứa giá trị bạn muốn trừ có định dạng số. Nếu không, kết quả có thể bị lỗi. Tôi đã từng gặp trường hợp này khi dữ liệu được định dạng văn bản, dẫn đến kết quả không chính xác.
2. Trừ Nhiều Ô
Khi làm việc với bảng tính lớn, bạn có thể cần trừ nhiều ô cùng lúc. Cách làm rất đơn giản, bạn chỉ cần lấy giá trị ở ô đầu tiên trừ lần lượt cho các giá trị ở những ô còn lại.
Ví dụ: Tính số lượng Thanh Long còn lại sau khi trừ đi số lượng đã bán.
Công thức sẽ là: =A2-B2-C2-D2-E2
alt text
Sau khi nhấn Enter, kết quả sẽ hiển thị trong ô bạn đã chọn.
alt text
3. Kết Hợp Hàm SUM
Hàm SUM thường được dùng để tính tổng, nhưng bạn cũng có thể kết hợp nó với toán tử trừ để thực hiện phép trừ một cách linh hoạt hơn.
Ví dụ 1: Trừ một số cho tổng của nhiều số khác.
Công thức: =A1-SUM(B1:E1)
alt text
Ví dụ 2: Sử dụng hàm SUM để trừ nhiều số. Bạn chỉ cần thêm dấu trừ (-) trước các đối số cần trừ.
Công thức: =SUM(A1,-B1,-C1,-D1,-E1)
alt text
4. Trừ Theo Tỷ Lệ Phần Trăm (%)
Bạn có thể thực hiện phép trừ với dữ liệu phần trăm giống như với số thông thường, bằng cách sử dụng toán tử trừ (-) hoặc hàm SUM. Nếu dữ liệu chưa có ký hiệu %, bạn cần thêm ký hiệu % sau mỗi giá trị.
5. Trừ Ngày Tháng
Để trừ ngày tháng, bạn cần đảm bảo các ô dữ liệu được định dạng là “Date”. Sau đó, bạn có thể trừ trực tiếp hai ngày với nhau để tính số ngày chênh lệch.
6. Trừ Ký Tự Trong Excel
Việc trừ ký tự trong Excel có thể thực hiện bằng cách kết hợp các hàm như TRIM, SUBSTITUTE, REPLACE, SEARCH và LEN.
Kết Luận
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và chi tiết về cách sử dụng hàm trừ trong Excel. Việc thành thạo các kỹ thuật này sẽ giúp công việc kế toán của bạn trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Chúc bạn thành công!
FAQ
1. Làm thế nào để đổi dấu phân cách trong Excel?
Bạn vào File > Options > Advanced > Dưới mục Editing options, bỏ chọn “Use system separators” và thay đổi dấu phân cách thập phân và hàng nghìn theo ý muốn.
2. Nếu ô dữ liệu không phải định dạng số thì sao?
Bạn có thể đổi định dạng ô sang “Number” bằng cách chọn ô đó, sau đó vào tab Home > Number Format và chọn “Number”.
3. Hàm SUM có thể dùng để thực hiện các phép toán khác ngoài phép cộng không?
Có, bạn có thể kết hợp hàm SUM với toán tử trừ (-) để thực hiện phép trừ.
4. Làm sao để trừ ngày tháng chính xác?
Đảm bảo các ô dữ liệu có định dạng “Date” trước khi thực hiện phép trừ.
5. Có cách nào để trừ ký tự mà không phân biệt chữ hoa chữ thường không?
Có, bạn có thể sử dụng hàm REPLACE, SEARCH và LEN kết hợp với nhau để thực hiện việc này.
