Việc quản lý và khai báo bảo hiểm xã hội (BHXH) cho nhân viên là một nhiệm vụ quan trọng của bộ phận hành chính nhân sự. Mỗi khi có sự thay đổi nhân sự, việc khai báo tăng hoặc giảm BHXH cần được thực hiện nhanh chóng và chính xác. Phần mềm KBHXH là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc này. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng phần mềm KBHXH một cách chi tiết, từ những bước cơ bản nhất đến các thao tác nâng cao, giúp bạn tự tin quản lý BHXH cho doanh nghiệp. Tôi, với tư cách là chuyên gia SEO website ProSkills và chuyên gia công nghệ, sẽ chia sẻ kinh nghiệm thực tế của mình để giúp bạn làm chủ phần mềm này.
Tôi nhớ hồi mới bắt đầu làm nhân sự, việc sử dụng phần mềm KBHXH làm tôi khá lúng túng. Mất kha khá thời gian mày mò và hỏi han đồng nghiệp tôi mới dần quen với các chức năng. Chính vì vậy, tôi hiểu những khó khăn mà người mới bắt đầu gặp phải. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
Đăng nhập phần mềm KBHXH
Đăng Nhập và Khai Báo Thông Tin Đơn Vị
Bước đầu tiên, bạn cần tải và cài đặt phần mềm KBHXH từ trang web chính thức của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam (baohiemxahoi.gov.vn). Sau khi cài đặt, hãy mở phần mềm và đăng nhập bằng mã số thuế của doanh nghiệp và mã đơn vị được cung cấp bởi cơ quan BHXH.
Sau khi đăng nhập thành công, màn hình thông tin đơn vị sẽ xuất hiện. Bạn cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin bắt buộc được đánh dấu sao đỏ (*). Việc này rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến quá trình khai báo và quản lý BHXH sau này. Có lần tôi quên điền một thông tin bắt buộc, kết quả là phải làm lại từ đầu, khá mất thời gian.
Thông tin đơn vị trên KBHXH
Quản Lý Lao Động trên Phần Mềm KBHXH
Phần mềm KBHXH không chỉ hỗ trợ khai báo BHXH điện tử mà còn cho phép bạn quản lý toàn bộ thông tin về người lao động, từ thông tin cá nhân, vị trí công việc, quá trình đóng BHXH tại các công ty trước đó, cho đến thông tin BHXH hiện tại.
Quản Lý Danh Mục Đơn Vị/Phòng Ban
Để nhập thông tin phòng ban, bạn chọn tab “Quản lý lao động” > “Danh mục đơn vị/phòng ban”. Tại đây, bạn nhập mã phòng, tên phòng và ghi chú (nếu cần) vào các cột tương ứng. Sau khi hoàn tất, nhấn nút “Ghi” để lưu lại.
Danh sách phòng ban
Quản Lý Danh Sách Lao Động
Có hai cách để nhập thông tin người lao động vào phần mềm KBHXH: nhập trực tiếp hoặc nhập từ file Excel.
Nhập Thông Tin Lao Động Trực Tiếp
Chọn tab “Quản lý lao động” > “Thêm mới lao động”. Điền đầy đủ thông tin của người lao động vào các mục tương ứng. Các thông tin này sẽ được tự động chuyển sang các bộ hồ sơ khi bạn lập hồ sơ sau này.
Thêm mới lao động
Tiếp theo, chọn tab “Thông tin tham gia BHXH, BHYT” để nhập thông tin về quá trình tham gia BHXH và BHYT của người lao động. Đối với lao động chưa có sổ BHXH, bạn có thể khai báo BHXH điện tử tại tab “Diễn giải TK1-TS”.
Thông tin BHXH, BHYT
Diễn giải TK1-TS
Nhập Danh Sách Người Lao Động Từ File Excel
Chọn tab “Quản lý lao động” > “Danh sách lao động” > “Import Excel” > “Chọn File”. Lưu ý file Excel phải tuân theo mẫu chuẩn của phần mềm KBHXH. Bạn có thể tải mẫu này trực tiếp từ phần mềm.
Import từ Excel
Quy Trình Lập và Nộp Hồ Sơ BHXH
Để lập hồ sơ BHXH, bạn cần thực hiện 4 bước: Chọn nghiệp vụ, chọn người lao động, lập hồ sơ, và ký & nộp hồ sơ. Chi tiết từng bước sẽ được hướng dẫn cụ thể ở phần tiếp theo.
Bước 1: Chọn Nghiệp Vụ
Vào tab “Quản lý hồ sơ” > “Tạo mới hồ sơ”. Chọn nghiệp vụ “Báo tăng lao động” (hoặc nghiệp vụ khác tùy theo nhu cầu).
Tạo mới hồ sơ
Bước 2: Chọn Người Lao Động
Nhấn nút “B2. Chọn lao động”. Chọn những người lao động cần báo tăng từ danh sách và nhấn “Chọn”.
Bước 3: Lập Hồ Sơ
Nhấn nút “B3. Lập hồ sơ”. Chọn kỳ khai báo BHXH. Nếu là lần đầu tạo, tích chọn “Tạo mới” và nhập “1” vào ô “Lần nộp”. Kiểm tra lại thông tin trên tờ khai D02-TS và các tờ khai khác.
Bước 4: Ký và Nộp Hồ Sơ
Nhấn nút “Nộp hồ sơ”. Kiểm tra lại thông tin và nhấn “Ký hồ sơ” bằng chữ ký số. Sau khi ký thành công, nộp hồ sơ lên cổng thông tin điện tử BHXH.
Cập Nhật Kết Quả và Tra Cứu Hồ Sơ
Bạn có thể tra cứu và cập nhật trạng thái hồ sơ trên cổng thông tin điện tử BHXH hoặc trực tiếp trên phần mềm KBHXH.
Kết Luận
Phần mềm KBHXH là công cụ hữu ích giúp đơn giản hóa quy trình quản lý và khai báo BHXH. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức cần thiết để sử dụng phần mềm KBHXH một cách hiệu quả. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới. Tôi sẽ cố gắng giải đáp trong thời gian sớm nhất. Chúc bạn thành công!
FAQ
1. Làm thế nào để tải phần mềm KBHXH?
Bạn có thể tải phần mềm KBHXH từ trang web chính thức của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam: baohiemxahoi.gov.vn.
2. Tôi quên mật khẩu đăng nhập phần mềm KBHXH, phải làm sao?
Bạn có thể liên hệ với cơ quan BHXH gần nhất để được hỗ trợ lấy lại mật khẩu.
3. Hồ sơ tôi nộp bị trả về, tôi cần làm gì?
Bạn cần kiểm tra kỹ lại thông tin trong hồ sơ, sửa chữa những lỗi được cơ quan BHXH phản hồi, sau đó nộp lại hồ sơ.
4. Phần mềm KBHXH có hỗ trợ khai báo BHXH cho người nước ngoài không?
Có, phần mềm KBHXH hỗ trợ khai báo BHXH cho cả người lao động trong nước và người nước ngoài.
5. Tôi cần hỗ trợ thêm về việc sử dụng phần mềm KBHXH, tôi có thể liên hệ ai?
Bạn có thể liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam hoặc tìm kiếm thông tin trên các diễn đàn, cộng đồng nhân sự.
