Gộp ô trong Excel thì chắc hẳn ai cũng biết, nhưng gộp nhiều bảng dữ liệu lại với nhau thì sao? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng tính năng Merge trong Power Query để gộp nhiều bảng (Table) thành một trong Excel, một thủ thuật cực kỳ hữu ích cho việc tổng hợp dữ liệu. Tôi là một chuyên gia SEO website ProSkills và cũng là người thường xuyên sử dụng Excel, nên tôi hiểu rõ những khó khăn khi phải xử lý nhiều bảng dữ liệu riêng lẻ. Hy vọng bài viết này sẽ giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.
Minh họa thao tác gộp bảng trong Excel
Lưu ý: Hướng dẫn này áp dụng cho các phiên bản Excel từ 2016 trở lên vì sử dụng Power Query. Nếu bạn đang dùng phiên bản cũ hơn, hãy cân nhắc nâng cấp để tận dụng tính năng mạnh mẽ này.
Chuẩn Bị Dữ Liệu và Định Dạng Bảng
Trước khi bắt đầu gộp bảng, bạn cần đảm bảo dữ liệu của mình đã được định dạng dưới dạng Table. Điều này giúp Power Query nhận diện và xử lý dữ liệu một cách hiệu quả. Tin tôi đi, việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức về sau.
- Chọn toàn bộ vùng dữ liệu bạn muốn gộp.
- Vào tab Insert trên thanh Ribbon.
- Chọn Table.
- Nhấn OK để xác nhận. Excel sẽ tự động định dạng dữ liệu của bạn thành một bảng với các hàng và cột được sắp xếp gọn gàng.
Chọn vùng dữ liệu và tạo bảng trong Excel
Kết quả sau khi định dạng bảng
Kết Nối Dữ Liệu Với Power Query
Sau khi định dạng bảng xong, chúng ta sẽ bắt đầu kết nối dữ liệu với Power Query. Power Query là một công cụ mạnh mẽ cho phép bạn truy xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.
- Chọn bảng đầu tiên bạn muốn gộp.
- Vào tab Data trên thanh Ribbon.
- Chọn From Table/Range.
Chọn dữ liệu từ bảng trong Excel
- Trong cửa sổ Power Query Editor hiện ra, chọn tab Home rồi chọn Close & Load -> Close & Load To.
Đóng và tải dữ liệu trong Power Query
- Trong hộp thoại Import Data, chọn Only Create Connection rồi nhấn OK. Việc này chỉ tạo kết nối đến dữ liệu chứ không tải dữ liệu vào sheet mới.
Tạo kết nối dữ liệu trong Excel
- Bạn sẽ thấy bảng dữ liệu xuất hiện trong ngăn Queries & Connections. Lặp lại bước 2 đến 4 cho các bảng còn lại. Đơn giản chỉ là chọn bảng, kết nối với Power Query, rồi tạo kết nối.
Danh sách các bảng đã được kết nối
Gộp Bảng Với Tính Năng Merge
Bây giờ, chúng ta đã sẵn sàng để gộp các bảng lại với nhau. Tôi sẽ hướng dẫn bạn gộp hai bảng đầu tiên, sau đó bạn có thể lặp lại quá trình này cho các bảng tiếp theo.
- Vào tab Data, chọn Get Data, sau đó chọn Combine Queries và cuối cùng là Merge.
Chọn tính năng Merge trong Power Query
- Trong hộp thoại Merge:
- Chọn bảng thứ nhất và bảng thứ hai từ danh sách thả xuống.
- Chọn cột tương ứng mà bạn muốn dùng để gộp bảng (ví dụ: cột ID, tên, mã sản phẩm…). Hãy chắc chắn chọn đúng cột để kết quả gộp chính xác.
- Ở mục Join Kind, chọn Left Outer (all from first, matching from second). Kiểu gộp này sẽ giữ lại tất cả các hàng từ bảng thứ nhất và các hàng khớp tương ứng từ bảng thứ hai.
- Nhấn OK.
Thiết lập các tùy chọn gộp bảng
- Trong cửa sổ Power Query Editor mới, bạn sẽ thấy một cột mới được tạo ra. Nhấn vào biểu tượng ở bên cạnh tên cột.
Cửa sổ Power Query sau khi gộp bảng
- Trong hộp thoại mở rộng:
- Chọn các cột bạn muốn thêm từ bảng thứ hai.
- Bỏ chọn Use original column name as prefix để tránh tên cột bị trùng lặp.
- Nhấn OK.
Chọn cột để thêm vào bảng gộp
Lúc này, hai bảng đã được gộp thành một. Bạn có thể thấy các cột từ bảng thứ hai đã được thêm vào bảng thứ nhất.
Kết quả sau khi gộp hai bảng
Hoàn Tất và Tải Dữ Liệu
Cuối cùng, chúng ta sẽ tải bảng dữ liệu đã gộp vào Excel. Vào tab Home, chọn Close & Load -> Close & Load To. Trong hộp thoại Import Data, bạn có thể chọn tạo bảng trong sheet hiện tại hoặc sheet mới. Chọn tùy chọn phù hợp với nhu cầu của bạn và nhấn OK.
Vậy là xong! Bạn đã gộp thành công nhiều bảng thành một trong Excel. Hy vọng bài viết này hữu ích cho bạn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới.
FAQ
1. Tôi có thể gộp bảng từ các file Excel khác nhau không?
Có, Power Query cho phép bạn kết nối và gộp bảng từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, bao gồm cả các file Excel khác.
2. Tôi nên làm gì nếu dữ liệu trong các bảng không khớp hoàn toàn?
Bạn có thể sử dụng các kiểu gộp khác nhau trong Power Query (Left Outer, Right Outer, Full Outer, Inner) để xử lý các trường hợp dữ liệu không khớp hoàn toàn.
3. Tôi có thể tự động hóa quá trình gộp bảng không?
Có, bạn có thể sử dụng VBA hoặc các công cụ tự động hóa khác để tự động hóa quá trình gộp bảng trong Excel.
4. Làm thế nào để tách bảng đã gộp?
Nếu bạn muốn tách bảng đã gộp, bạn cần quay lại các bước trong Power Query và thực hiện các thao tác ngược lại.
5. Có cách nào khác để gộp bảng trong Excel không?
Có, bạn có thể sử dụng hàm CONCATENATE hoặc các công thức khác để gộp dữ liệu từ các bảng, tuy nhiên, Power Query cung cấp một giải pháp mạnh mẽ và linh hoạt hơn.
