Bộ lọc (Filter) trong Excel là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn nhanh chóng trích xuất thông tin cần thiết từ một lượng lớn dữ liệu. Trong phần 1 và phần 2 của loạt bài hướng dẫn Excel nâng cao về bộ lọc, chúng ta đã tìm hiểu về các chức năng cơ bản và cách sử dụng điều kiện AND và OR với một yêu cầu. Hôm nay, trong phần 3 này, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá những ví dụ phức tạp hơn, cũng như tìm hiểu về chức năng “Unique Record Only” độc đáo của bộ lọc nâng cao. Tôi, với tư cách là chuyên gia SEO website ProSkills và chuyên gia công nghệ máy tính, công nghệ 4.0, sẽ hướng dẫn bạn sử dụng thành thạo công cụ này.
Bắt đầu thôi nào!
Ôn lại về điều kiện AND và OR trong Excel Filter
Trước khi đi vào các ví dụ nâng cao, chúng ta hãy cùng ôn lại nhanh về cách sử dụng điều kiện AND và OR trong Excel Filter. Nhớ nhé, khi sử dụng điều kiện OR, bạn cần nhập yêu cầu bên dưới những yêu cầu ban đầu. Ngược lại, với điều kiện AND, bạn phải nhập điều kiện kế bên điều kiện ban đầu.
Ví dụ thực tế về sử dụng bộ lọc nâng cao
Giả sử chúng ta có một bảng dữ liệu về doanh số bán hàng, bao gồm các cột như Tên sản phẩm, Kênh bán hàng, và Giá trị sản phẩm. Nếu chúng ta muốn lọc ra những sản phẩm cụ thể và biết giá trị sản phẩm tương ứng thì sao?
Lọc sản phẩm và giá trị sản phẩm
Trong trường hợp này, chúng ta sẽ sử dụng điều kiện AND. Cụ thể, bạn cần thêm tiêu đề “Giá trị sản phẩm” vào vùng điều kiện và nhập giá trị mong muốn bên cạnh điều kiện lọc sản phẩm.
Áp dụng điều kiện AND
Kết quả sẽ hiển thị những sản phẩm đáp ứng cả hai điều kiện đã đặt ra.
Kết quả sau khi lọc
Giới hạn dữ liệu với bộ lọc nâng cao
Bây giờ, hãy thử một yêu cầu phức tạp hơn: lọc ra những kênh bán hàng có lượng hàng bán ra từ 200 đến 400. Chúng ta vẫn sử dụng điều kiện AND, nhưng lần này cần nhập cả giá trị tối thiểu và tối đa vào vùng điều kiện.
Giới hạn dữ liệu với điều kiện AND
Tìm hiểu về chức năng “Unique Record Only”
Một tính năng hữu ích khác của bộ lọc nâng cao là “Unique Record Only”. Chức năng này giúp bạn nhanh chóng tạo ra một danh sách các giá trị duy nhất trong một cột. Ví dụ, nếu bạn muốn tạo danh sách tất cả các sản phẩm có trong bảng dữ liệu mà không bị trùng lặp, bạn có thể làm như sau:
-
Xóa tất cả bộ lọc hiện có bằng cách vào tab Data > Sort & Filter > Clear.
-
Mở hộp thoại Advanced Filter trong cùng tab Sort & Filter.
Mở hộp thoại Advanced Filter
-
Chọn cột sản phẩm làm List range.
-
Để trống Criteria range vì chúng ta đang sử dụng “Unique Record Only”.
-
Chọn Copy to another location và chỉ định ô đích để hiển thị kết quả.
Kết quả Unique Record Only
Kết luận
Như vậy, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về những tính năng nâng cao của bộ lọc trong Excel, bao gồm cách sử dụng điều kiện AND và OR phức tạp, cũng như chức năng “Unique Record Only”. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng sử dụng Excel và áp dụng hiệu quả trong công việc. Hãy thường xuyên luyện tập để thành thạo các kỹ thuật này nhé!
FAQ
1. Sự khác biệt giữa điều kiện AND và OR trong bộ lọc nâng cao là gì?
Điều kiện AND yêu cầu tất cả các tiêu chí phải được đáp ứng, trong khi điều kiện OR chỉ cần một trong các tiêu chí được đáp ứng.
2. Làm thế nào để sử dụng chức năng “Unique Record Only”?
Bạn cần mở hộp thoại Advanced Filter, chọn cột dữ liệu, để trống Criteria range, chọn Copy to another location, và chỉ định ô đích.
3. Tôi có thể kết hợp “Unique Record Only” với các điều kiện lọc khác không?
Không, “Unique Record Only” chỉ hoạt động khi Criteria range được để trống.
4. Lợi ích của việc sử dụng bộ lọc nâng cao là gì?
Bộ lọc nâng cao cho phép bạn thực hiện các thao tác lọc phức tạp hơn so với bộ lọc tiêu chuẩn, giúp bạn trích xuất thông tin chính xác và nhanh chóng hơn.
5. Tôi có thể tìm thấy thêm tài liệu hướng dẫn về Excel ở đâu?
Bạn có thể tham khảo các khóa học và tài liệu trên Gitiho.com để nâng cao kỹ năng tin học văn phòng, bao gồm Word, Excel, và PowerPoint.
