Bạn đang tìm hiểu về Microsoft Access và muốn biết cách tạo report (báo cáo) để trình bày dữ liệu một cách chuyên nghiệp và dễ hiểu? Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách tạo report trong Access 2016, từ những bước cơ bản nhất đến các thao tác nâng cao, giúp bạn dễ dàng làm chủ công cụ này. Tôi, với kinh nghiệm SEO website ProSkills và là chuyên gia công nghệ, sẽ chia sẻ kiến thức này một cách dễ hiểu và thực tế nhất.
Khi làm việc với Access, việc chia sẻ dữ liệu mà không để người khác chỉnh sửa là một nhu cầu phổ biến. Report trong Access chính là giải pháp hoàn hảo cho vấn đề này. Report không chỉ giúp trình bày dữ liệu theo bố cục rõ ràng, đẹp mắt mà còn cho phép tùy chỉnh dựa trên dữ liệu từ Query hoặc bảng dữ liệu. Hãy cùng khám phá nhé!
5 Bước Tạo Report trong Access 2016
Việc tạo report trong Access 2016 thật sự đơn giản với 5 bước sau:
Bước 1: Chọn Nguồn Dữ Liệu. Mở Query hoặc bảng dữ liệu mà bạn muốn sử dụng để tạo báo cáo. Ví dụ, tôi có một Query tên “Cookies Sold” chứa danh sách các loại bánh quy đã bán.
Danh sách bánh quy đã bán trong Query "Cookies Sold"
Bước 2: Tạo Report Mới. Chuyển đến tab “Create” trên thanh Ribbon, tìm và click vào biểu tượng “Reports”.
Alt: Ảnh chụp màn hình hiển thị tab “Create” trên thanh Ribbon của Access, với biểu tượng “Reports” được khoanh đỏ, dùng để tạo report mới.
Bước 3: Access Tự Động Tạo Report. Access sẽ tự động tạo một report dựa trên nguồn dữ liệu bạn đã chọn. Thật tiện lợi phải không?
Bước 4: Chỉnh Sửa Kích Thước (Nếu Cần). Đôi khi, dữ liệu có thể bị tràn sang trang sau. Để khắc phục, bạn chỉ cần chỉnh lại kích thước các đầu mục bằng cách click vào mục cần chỉnh, kéo thả chuột vào góc của ô cho đến khi đạt kích thước mong muốn. Lặp lại thao tác này cho đến khi hết hiện tượng tràn trang. Cá nhân tôi thấy bước này khá hữu ích khi xử lý những báo cáo dài.
Chỉnh sửa kích thước đầu mục trong report
Bước 5: Lưu Report. Click vào nút “Save” trên thanh Quick Access Toolbar để lưu báo cáo. Đặt tên file dễ nhớ và click “OK”.
Lưu report trong Access
Lưu ý: Report trong Access cũng cho phép bạn phân loại và lọc dữ liệu tương tự như bảng dữ liệu hay Query. Chỉ cần click chuột phải vào mục muốn phân loại hoặc lọc và sử dụng các chức năng có sẵn.
3 Thao Tác Cần Biết Khi Tạo Report trong Access 2016
Sau khi nắm vững 5 bước cơ bản, hãy cùng tìm hiểu thêm 3 thao tác hữu ích khi làm việc với report trong Access 2016.
Xóa Đề Mục Không Cần Thiết
Để xóa đề mục không cần thiết, bạn chỉ cần click chọn bất kỳ ô nào trong đề mục đó và nhấn phím “Delete”. Nhớ xóa cả phần tiêu đề của đề mục đó để đảm bảo tính thống nhất. Ví dụ, trong báo cáo về bánh quy, tôi có thể xóa mục “Zip Code” nếu nó không cần thiết.
Xóa đề mục trong report Access
Xóa tiêu đề của đề mục
In và Chỉnh Sửa Báo Cáo
Chức năng “Print Preview” cho phép bạn xem trước báo cáo trước khi in, cũng như chỉnh sửa cách trình bày. Để sử dụng, bạn vào tab “Home”, chọn “View” và sau đó chọn “Print Preview”. Tại đây, bạn có thể điều chỉnh kích cỡ trang, lề, hướng trang (ngang/dọc) trước khi in.
Sử dụng Print Preview trong Access
Lưu Báo Cáo Dưới Định Dạng Khác
Access 2016 cho phép lưu báo cáo dưới nhiều định dạng khác nhau như Excel, PDF, TEXT, HTML. Để thực hiện, bạn vào “Home” -> “View” -> “Print Preview” -> “Data” và chọn định dạng mong muốn. Sau đó, chọn vị trí lưu, đặt tên file và click “Publish”.
Lưu báo cáo dưới định dạng khác
Kết Luận
Qua bài viết này, hy vọng bạn đã nắm được cách tạo và tùy chỉnh report trong Access 2016. Việc tạo report giúp trình bày dữ liệu chuyên nghiệp, dễ hiểu và thuận tiện cho việc chia sẻ thông tin. Hãy thực hành ngay và khám phá thêm nhiều tính năng hữu ích khác của Access nhé!
FAQ
1. Tôi có thể thay đổi kiểu chữ và màu sắc trong report không?
Có, bạn hoàn toàn có thể thay đổi kiểu chữ, màu sắc, và nhiều định dạng khác trong report Access. Chỉ cần chọn phần văn bản muốn thay đổi và sử dụng các công cụ định dạng trên thanh Ribbon.
2. Làm thế nào để thêm hình ảnh vào report?
Bạn có thể thêm hình ảnh vào report bằng cách chèn đối tượng “Image” từ tab “Design” trên thanh Ribbon. Sau đó, chọn hình ảnh từ máy tính của bạn.
3. Tôi có thể tạo report từ nhiều bảng dữ liệu khác nhau không?
Có, bạn có thể tạo report từ nhiều bảng dữ liệu bằng cách sử dụng Query để kết nối các bảng lại với nhau trước khi tạo report.
4. Report có tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi không?
Có, report sẽ tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi. Bạn chỉ cần mở lại report để xem những thay đổi mới nhất.
5. Tôi cần cài đặt phần mềm gì để xem report đã lưu dưới định dạng PDF?
Bạn cần cài đặt phần mềm đọc PDF như Adobe Acrobat Reader để xem report đã lưu dưới định dạng PDF.
