Bộ lọc (Filter) trong Excel là công cụ không thể thiếu đối với bất kỳ ai thường xuyên làm việc với bảng tính. Nó giúp bạn dễ dàng tìm kiếm, sàng lọc, sắp xếp, và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả. Trong bài viết này, ProSkills sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng bộ lọc trong Excel một cách chi tiết và dễ hiểu, từ cơ bản đến nâng cao, áp dụng cho các dạng dữ liệu khác nhau như văn bản, số, ngày tháng, và thậm chí cả màu sắc. Bạn đã sẵn sàng khám phá sức mạnh của bộ lọc trong Excel chưa?
Bộ lọc dữ liệu trong Excel
Tạo Bộ Lọc Trong Excel: Đơn Giản Hơn Bạn Nghĩ
Việc tạo bộ lọc trong Excel cực kỳ đơn giản. Bạn chỉ cần thực hiện hai bước sau:
-
Chọn toàn bộ bảng dữ liệu: Từ dòng tiêu đề đến dòng cuối cùng chứa dữ liệu. Kéo thả chuột hoặc dùng phím tắt Ctrl+A (nếu dữ liệu liền mạch). Chọn toàn bộ bảng đảm bảo bộ lọc được áp dụng chính xác. Tôi thường làm vậy để tránh những lỗi không đáng có.
-
Kích hoạt Filter: Trên thanh công cụ, chọn tab “Data” và nhấn vào nút “Filter”.
Sau khi kích hoạt, bạn sẽ thấy các mũi tên xổ xuống xuất hiện ở dòng tiêu đề của mỗi cột. Đây chính là biểu tượng của bộ lọc, sẵn sàng cho bạn sử dụng.
Biểu tượng bộ lọc
Một vài lưu ý nhỏ:
- Excel có thể tự động nhận diện bảng dữ liệu nếu bạn chỉ chọn một ô bất kỳ. Tuy nhiên, để tránh sai sót, tốt nhất nên chọn toàn bộ bảng.
- Dòng trống trong bảng có thể làm gián đoạn bộ lọc.
- Bộ lọc chỉ áp dụng cho dòng tiêu đề đầu tiên của bảng, kể cả khi có trộn ô.
Khám Phá Sức Mạnh Của Bộ Lọc: Không Chỉ Đơn Thuần Là Lọc
Bộ lọc Excel không chỉ giúp bạn lọc dữ liệu mà còn hỗ trợ sắp xếp, tìm kiếm theo nhiều tiêu chí phức tạp.
Sắp Xếp Dữ Liệu: Nhanh Chóng Và Linh Hoạt
Bên trong menu bộ lọc, bạn sẽ thấy tùy chọn “Sort” với hai lựa chọn:
- Sort A to Z: Sắp xếp tăng dần.
- Sort Z to A: Sắp xếp giảm dần.
Sắp xếp dữ liệu
Điểm đặc biệt của sắp xếp bằng bộ lọc là chỉ những giá trị đang hiển thị mới được sắp xếp, khác với chức năng sắp xếp trên tab “Data”.
Lọc Dữ Liệu: Tìm Kiếm Chính Xác Những Gì Bạn Cần
Để lọc dữ liệu, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấp vào mũi tên xổ xuống ở cột bạn muốn lọc.
- Bỏ chọn “Select All” để bỏ chọn tất cả các giá trị.
- Chọn các giá trị bạn muốn hiển thị và nhấn “OK”.
Lọc dữ liệu
Biểu tượng mũi tên sẽ chuyển thành hình phễu, cho biết cột đang được lọc. Bạn cũng có thể lọc trên nhiều cột cùng lúc.
Lọc nhiều cột
Mở Rộng Bảng Thông Tin Bộ Lọc
Bạn có thể mở rộng bảng thông tin bộ lọc bằng cách kéo góc dưới bên phải của bảng. Điều này giúp hiển thị nhiều giá trị hơn, đặc biệt hữu ích khi làm việc với bảng dữ liệu lớn.
Mở rộng bảng thông tin
Lọc Bỏ Ô Trống: Dọn Dẹp Dữ Liệu “Rác”
Để lọc bỏ ô trống, hãy bỏ chọn mục “(Blanks)” trong menu bộ lọc. Ngược lại, nếu chỉ muốn xem các ô trống, hãy bỏ chọn “Select All” và chỉ chọn “(Blanks)”.
Lọc ô trống
Lọc Dữ Liệu Văn Bản (Text): Linh Hoạt Với Nhiều Tiêu Chí
Với dữ liệu văn bản, bạn có thể sử dụng “Text Filters” với các tiêu chí như “Contains”, “Does Not Contain”, “Begins With”, “Ends With”,…
Text Filters
Ví dụ, để lọc bỏ các hàng chứa từ “Chuối”, chọn “Does Not Contain” và nhập “Chuối” vào hộp thoại.
Custom AutoFilter
Lọc Theo Nhiều Điều Kiện: “And” & “Or”
Sử dụng “Custom AutoFilter” để lọc theo nhiều điều kiện trên cùng một cột, kết hợp với các toán tử logic “And” (và) hoặc “Or” (hoặc).
Lọc nhiều điều kiện
Lọc Theo Ký Tự Đại Diện: * và ?
Sử dụng ký tự đại diện * (thay thế cho bất kỳ chuỗi ký tự nào) và ? (thay thế cho một ký tự bất kỳ) để lọc dữ liệu văn bản một cách linh hoạt.
Lọc Dữ Liệu Số (Number): Khoảng Giá Trị, Lớn Hơn, Nhỏ Hơn,…
“Number Filters” cho phép bạn lọc dữ liệu số theo các tiêu chí như “Equals”, “Does Not Equal”, “Greater Than”, “Less Than”, “Between”,…
Number Filters
Lọc Dữ Liệu Thời Gian (Date): Theo Ngày, Tháng, Năm, Quý
“Date Filters” giúp bạn lọc dữ liệu thời gian theo các khoảng thời gian cụ thể. Lưu ý định dạng ngày tháng năm trong Excel để tránh sai sót.
Date Filters
Lọc Theo Màu Sắc: Một Tính Năng Ít Người Biết
Bạn có thể lọc dữ liệu theo màu nền hoặc màu chữ của ô, rất hữu ích khi bạn đã sử dụng định dạng có điều kiện.
Lọc theo màu sắc
Cập Nhật, Sao Chép, Và Xóa Bộ Lọc
Cập Nhật Bộ Lọc: Reapply
Khi dữ liệu thay đổi, hãy sử dụng chức năng “Reapply” trên tab “Data” để cập nhật kết quả lọc.
Reapply
Sao Chép Kết Quả Lọc:
Chọn vùng dữ liệu đã lọc, copy (Ctrl+C) và paste (Ctrl+V) vào vị trí mới. Sử dụng Alt+; hoặc F5 > Special > Visible Cells only để chỉ sao chép các ô hiển thị.
Xóa Bộ Lọc Hoặc Điều Kiện Lọc:
Để xóa điều kiện lọc của một cột, chọn “Clear Filter” trong menu bộ lọc của cột đó. Để xóa bỏ hoàn toàn bộ lọc, nhấn lại nút “Filter” trên tab “Data”.
Xóa bộ lọc
Kết Luận
Bộ lọc trong Excel là công cụ mạnh mẽ giúp bạn quản lý dữ liệu hiệu quả. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng bộ lọc và áp dụng nó vào công việc hàng ngày. Hãy thực hành thường xuyên để thành thạo và khám phá thêm nhiều tính năng hữu ích khác của Excel nhé!
FAQ – Những Câu Hỏi Thường Gặp Về Bộ Lọc Trong Excel
1. Làm thế nào để lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện trên nhiều cột khác nhau?
Bạn có thể lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện trên nhiều cột khác nhau bằng cách áp dụng bộ lọc cho từng cột một. Ví dụ, bạn muốn lọc ra những sản phẩm có giá lớn hơn 100.000 VND và thuộc loại “Điện tử”, bạn sẽ lần lượt lọc cột “Giá” với điều kiện lớn hơn 100.000 VND, sau đó lọc cột “Loại sản phẩm” với điều kiện là “Điện tử”.
2. Tôi có thể lưu lại các thiết lập bộ lọc để sử dụng lại sau này không?
Mặc dù Excel không có chức năng lưu thiết lập bộ lọc trực tiếp, bạn có thể sao chép toàn bộ sheet chứa dữ liệu đã lọc sang một sheet mới để lưu lại kết quả. Hoặc bạn có thể sử dụng tính năng “Advanced Filter” để tạo ra các tiêu chí lọc phức tạp và lưu lại để sử dụng lại.
3. Tại sao khi tôi sao chép dữ liệu đã lọc, Excel lại sao chép cả những dòng bị ẩn?
Như đã đề cập ở trên, bạn cần sử dụng phím tắt Alt+; hoặc F5 > Special > Visible Cells only để chọn chỉ những ô hiển thị trước khi sao chép. Điều này sẽ đảm bảo chỉ dữ liệu đã lọc được sao chép.
4. Bộ lọc có ảnh hưởng đến các công thức và biểu đồ trong sheet không?
Bộ lọc chỉ ẩn đi những dòng không thỏa mãn điều kiện, chứ không xóa chúng. Do đó, các công thức và biểu đồ vẫn sẽ tính toán dựa trên toàn bộ dữ liệu, bao gồm cả những dòng bị ẩn. Nếu bạn muốn công thức hoặc biểu đồ chỉ tính toán dựa trên dữ liệu hiển thị, hãy sử dụng hàm SUBTOTAL.
5. Tôi có thể lọc dữ liệu theo kiểu chữ in đậm, in nghiêng, gạch chân không?
Có, bạn có thể lọc dữ liệu theo định dạng văn bản bằng cách sử dụng “Format Filter” trong menu bộ lọc. Tính năng này cho phép bạn lọc theo nhiều định dạng khác nhau, bao gồm kiểu chữ, màu chữ, căn lề, v.v.
