Từ ngày 01/07/2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc đối với doanh nghiệp khi mua bán hàng hóa, dịch vụ theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Vậy khi lập hóa đơn điện tử, nếu chẳng may gặp sai sót thì phải làm sao? Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai, một kiến thức quan trọng mà bất kỳ kế toán nào cũng cần nắm vững.
Tôi là một chuyên gia SEO website ProSkills, đồng thời cũng là một người làm việc thực tế trong lĩnh vực công nghệ máy tính và công nghệ 4.0. Với kinh nghiệm của mình, tôi sẽ chia sẻ kiến thức này một cách dễ hiểu và chính xác nhất, giúp bạn tự tin xử lý các tình huống phát sinh trong công việc.
Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Sai Như Thế Nào?
Không giống như hóa đơn giấy, khi lập hóa đơn điện tử, bạn không thể đơn giản hủy bỏ và lập lại ngay lập tức nếu phát hiện sai sót. Dù bạn đã gửi hay chưa gửi hóa đơn cho người mua, việc xử lý cũng cần tuân theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC. Có 4 trường hợp sai sót thường gặp và cách xử lý tương ứng như sau:
Trường Hợp 1: Hóa Đơn Chưa Gửi Cho Người Mua
Nếu hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua, và bạn phát hiện có sai sót, bạn cần thực hiện các bước sau:
- Thông báo cho cơ quan thuế: Sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) để thông báo về việc hủy hóa đơn đã lập do sai sót.
- Lập hóa đơn mới: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cho cơ quan thuế để cấp mã thay thế hóa đơn cũ.
- Cơ quan thuế xử lý: Cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn sai sót trên hệ thống và cấp mã cho hóa đơn mới.
3 điều kế toán cần ghi nhớ khi sử dụng hóa đơn điện tử
Bạn có thắc mắc về tra cứu và sử dụng thông tin hóa đơn điện tử không? Tham khảo thêm bài viết Hướng dẫn tra cứu, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để nắm rõ hơn nhé.
Trường Hợp 2: Hóa Đơn Đã Gửi Cho Người Mua
Khi hóa đơn (có hoặc không có mã của cơ quan thuế) đã gửi cho người mua và phát hiện sai sót, việc xử lý sẽ phức tạp hơn. Cụ thể:
Sai sót nhỏ (tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế):
- Thông báo cho người mua về sai sót (không cần lập lại hóa đơn).
- Thông báo cho cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT, kèm theo dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…ký hiệu…số…ngày…tháng…năm”. (Trừ trường hợp hóa đơn không có mã và chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế).
Sai sót nghiêm trọng (mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa…):
Có hai cách xử lý:
| Cách 1: Điều chỉnh | Cách 2: Thay thế |
|---|---|
| Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, ghi rõ dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…ký hiệu…số…ngày…tháng…năm”. Có thể có văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán trước khi điều chỉnh. | Lập hóa đơn điện tử mới thay thế, ghi rõ dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…ký hiệu…số…ngày…tháng…năm”. Cũng có thể có văn bản thỏa thuận trước. |
Dù chọn cách nào, người bán cũng phải thông báo cho cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
3 điều kế toán cần ghi nhớ khi sử dụng hóa đơn điện tử
Mời bạn đọc thêm bài viết 5 kiến thức về Hóa đơn điện tử có thể bạn chưa biết để bổ sung kiến thức hữu ích.
Trường Hợp 3: Điều Chỉnh Hóa Đơn Theo Thông Tư 32/2011/TT-BTC Khi Đã Chuyển Sang Hóa Đơn Điện Tử
Trong trường hợp này, bạn cần thực hiện 3 bước:
- Thông báo cho cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn cũ và gửi cơ quan thuế để cấp mã mới.
- Gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã cho người mua.
Lưu ý: Thông báo cho cơ quan thuế chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT của hóa đơn điều chỉnh/thay thế và cần được cán bộ thuế phê duyệt.
3 điều kế toán cần ghi nhớ khi sử dụng hóa đơn điện tử
Bạn muốn tìm hiểu thêm về sự khác nhau giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy? Đọc ngay bài viết Phân biệt hóa đơn điện tử và hóa đơn đặt in, tự in (hóa đơn bản giấy).
Trường Hợp 4: Cơ Quan Thuế Phát Hiện Sai Sót
Nếu cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn của bạn, họ sẽ thông báo cho bạn theo Mẫu số 01/TB-RSĐT (Phụ lục IB – Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Bạn cần kiểm tra và phản hồi bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT trong thời hạn quy định. Nếu không phản hồi trong thời hạn lần 1 và lần 2, cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra việc sử dụng hóa đơn điện tử của bạn.
3 điều kế toán cần ghi nhớ khi sử dụng hóa đơn điện tử
Tìm hiểu thêm về cách phát hành hóa đơn điện tử tại Hướng dẫn cách phát hành hóa đơn điện tử chi tiết nhất.
Kết Luận
Việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai đúng quy định là rất quan trọng đối với mọi kế toán. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức cần thiết và hữu ích. Để nâng cao kỹ năng nghiệp vụ kế toán, bạn có thể tham khảo các khóa học thực hành online, nơi bạn được học lý thuyết kết hợp thực hành và được giải đáp mọi thắc mắc.
FAQ – Những Câu Hỏi Thường Gặp
1. Hóa đơn điện tử đã ký và gửi cho khách hàng rồi phát hiện sai tên công ty, phải làm sao?
Nếu sai tên công ty nhưng đúng mã số thuế, bạn cần thông báo cho khách hàng và cơ quan thuế bằng Mẫu 04/SS-HĐĐT. Nếu sai cả tên công ty và mã số thuế, bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo hướng dẫn tại Trường hợp 2.
2. Tôi lỡ ghi nhầm số tiền trên hóa đơn điện tử đã gửi cho khách, có cách nào sửa chữa không?
Sai số tiền được coi là sai sót nghiêm trọng. Bạn cần lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế và thông báo cho cơ quan thuế.
3. Thời hạn thông báo sai sót hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế là bao lâu?
Chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT của hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế.
4. Mẫu số 04/SS-HĐĐT dùng để làm gì?
Mẫu này dùng để thông báo cho cơ quan thuế về việc hủy, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử.
5. Tôi muốn tìm hiểu thêm về hóa đơn điện tử, có tài liệu nào tham khảo không?
Bạn có thể tham khảo các bài viết được liên kết trong bài này hoặc tìm kiếm thông tin trên website của Tổng cục Thuế.
