Excel không chỉ là công cụ tính toán mà còn là nơi thể hiện sự sáng tạo và chuyên nghiệp qua việc trình bày dữ liệu. Việc chèn Shapes (hình dạng) và Icon vào bảng tính giúp minh họa thông tin một cách trực quan, sinh động. Tuy nhiên, nhiều người dùng gặp khó khăn trong việc vẽ Shapes sao cho giữ đúng định dạng, tránh bị co giãn, lệch khung. Bài viết này, ProSkills sẽ chia sẻ bí quyết vẽ Shapes chuẩn khung trong Excel, giúp bạn tạo ra những bảng tính ấn tượng và chuyên nghiệp.
Bạn có bao giờ cảm thấy bực bội khi cố gắng vẽ một hình tròn trong Excel nhưng kết quả lại là một hình bầu dục méo mó? Hay bạn muốn chèn một hình vuông hoàn hảo nhưng lại nhận được một hình chữ nhật? Đừng lo lắng, vấn đề này rất phổ biến và hoàn toàn có thể khắc phục dễ dàng. Chìa khóa nằm ở việc sử dụng phím Shift khi vẽ Shapes.
Chèn Shapes và Icon trong Excel: Những bước cơ bản
Trước khi đi vào bí quyết giữ định dạng khung, chúng ta hãy cùng ôn lại cách chèn Shapes và Icon trong Excel. Thực ra, thao tác này khá đơn giản và bạn có thể đã quen thuộc.
- Mở file Excel và chọn sheet bạn muốn chèn Shapes.
- Trên thanh Ribbon, chọn tab Insert.
- Trong nhóm Illustrations, click vào Shapes.
- Một menu xổ xuống hiện ra với rất nhiều hình dạng khác nhau, từ hình học cơ bản như hình tròn, hình vuông, hình tam giác đến các hình mũi tên, biểu đồ, ngôi sao,… Bạn hãy lựa chọn hình dạng phù hợp với nhu cầu của mình.
Chèn Shapes trong Excel
- Sau khi chọn hình dạng, di chuyển con trỏ chuột xuống vùng làm việc trên sheet. Nhấn giữ chuột trái và kéo để vẽ hình. Lúc này, nếu bạn chỉ kéo chuột thông thường, hình dạng có thể bị biến dạng, không giữ được tỉ lệ ban đầu. Ví dụ, hình tròn có thể trở thành hình bầu dục, hình vuông thành hình chữ nhật.
Vẽ Shapes không giữ định dạng
Bí quyết vẽ Shapes giữ nguyên định dạng: Phím Shift thần thánh
Vậy làm thế nào để vẽ Shapes mà vẫn giữ được tỉ lệ khung hình chuẩn xác? Câu trả lời chính là phím Shift. Bí quyết rất đơn giản: khi kéo chuột để vẽ Shapes, bạn hãy nhấn giữ phím Shift cùng lúc. Việc này sẽ giúp Excel tự động điều chỉnh kích thước hình vẽ theo tỉ lệ chuẩn, đảm bảo hình dạng không bị biến dạng.
Vẽ Shapes giữ định dạng với phím Shift
Ví dụ, khi bạn muốn vẽ một hình tròn, hãy chọn hình Oval trong menu Shapes, sau đó nhấn giữ phím Shift và kéo chuột. Kết quả bạn nhận được sẽ là một hình tròn hoàn hảo, chứ không phải hình bầu dục như khi vẽ thông thường. Tương tự, với hình vuông, hình tam giác đều,… việc giữ phím Shift sẽ giúp bạn vẽ được hình dạng chuẩn xác, chuyên nghiệp.
Ứng dụng thủ thuật vẽ Shapes chuẩn khung trong thực tế
Thủ thuật đơn giản này có thể áp dụng trong rất nhiều trường hợp, giúp bạn tạo ra những bảng tính Excel ấn tượng và chuyên nghiệp hơn. Dưới đây là một vài ví dụ:
- Tạo biểu đồ minh họa: Bạn có thể sử dụng Shapes để vẽ các biểu đồ đơn giản, minh họa trực quan cho dữ liệu. Việc giữ định dạng khung giúp biểu đồ trông gọn gàng, chuyên nghiệp hơn.
- Thiết kế sơ đồ tư duy: Sử dụng Shapes kết hợp với text box, bạn có thể tạo ra những sơ đồ tư duy trực quan, dễ hiểu.
- Trang trí bảng tính: Thêm một vài Icon hoặc Shapes trang trí sẽ giúp bảng tính của bạn trở nên sinh động, bắt mắt hơn.
- Tạo bài thuyết trình: Excel cũng có thể được sử dụng để tạo bài thuyết trình đơn giản. Việc sử dụng Shapes giúp bài thuyết trình trở nên trực quan, dễ dàng truyền tải thông tin.
Kết luận: Vẽ Shapes chuyên nghiệp, dễ dàng hơn bao giờ hết
Việc vẽ Shapes chuẩn khung trong Excel tưởng chừng như một chi tiết nhỏ, nhưng lại có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc trình bày dữ liệu. Chỉ với một thao tác đơn giản là nhấn giữ phím Shift khi kéo chuột, bạn đã có thể vẽ được những hình dạng chuẩn xác, chuyên nghiệp, giúp bảng tính Excel của mình trở nên ấn tượng và thu hút hơn. ProSkills hy vọng thủ thuật này sẽ hữu ích cho công việc của bạn.
FAQ – Những câu hỏi thường gặp
1. Tôi có thể thay đổi kích thước Shapes sau khi vẽ mà vẫn giữ được tỉ lệ khung hình không?
Có, bạn hoàn toàn có thể thay đổi kích thước Shapes sau khi vẽ mà vẫn giữ được tỉ lệ khung hình. Chỉ cần nhấn giữ phím Shift khi kéo các góc hoặc cạnh của Shapes.
2. Làm thế nào để chèn text vào Shapes?
Click chuột phải vào Shapes và chọn “Edit Text”. Sau đó, bạn có thể nhập nội dung văn bản vào Shapes.
3. Tôi có thể thay đổi màu sắc và kiểu dáng của Shapes không?
Có, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, kiểu dáng, độ dày đường viền,… của Shapes bằng cách sử dụng các công cụ trong tab “Format” trên thanh Ribbon.
4. Tôi có thể nhóm nhiều Shapes lại với nhau không?
Có, bạn có thể chọn nhiều Shapes, click chuột phải và chọn “Group” để nhóm chúng lại với nhau. Việc này giúp bạn dễ dàng di chuyển và chỉnh sửa nhiều Shapes cùng lúc.
5. Ngoài Shapes, còn có cách nào khác để chèn hình ảnh vào Excel không?
Có, bạn có thể chèn hình ảnh từ máy tính hoặc từ internet vào Excel bằng cách sử dụng tính năng “Pictures” trong tab “Insert”.
