Việc nhập liệu vào bảng Excel đôi khi khá mất thời gian, đặc biệt khi bạn phải liên tục cuộn xuống để tìm ô trống tiếp theo. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn một thủ thuật nhỏ nhưng cực kỳ hữu ích, đó là tạo siêu liên kết đến ô trống tiếp theo trong Excel, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Tôi, với tư cách là chuyên gia SEO website ProSkills, thường xuyên sử dụng Excel và thấy thủ thuật này thực sự hiệu quả. Nó giúp tôi làm việc nhanh hơn và tránh được những sai sót khi nhập liệu. Tôi tin rằng nó cũng sẽ giúp ích rất nhiều cho công việc của bạn.
Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu hai trường hợp: danh sách dữ liệu trong bảng tính thông thường và danh sách dữ liệu trong bảng Excel có tên (Named Table).
Siêu Liên Kết Đến Ô Trống: Hai Trường Hợp Thường Gặp
Việc tạo siêu liên kết này giúp chúng ta nhanh chóng di chuyển đến ô trống tiếp theo để nhập dữ liệu, thay vì phải cuộn chuột tìm kiếm. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho cả hai trường hợp.
Ô Trống Tiếp Theo trong Bảng Excel Có Tên (Named Table)
Giả sử danh sách dữ liệu của bạn được tổ chức dưới dạng bảng Excel có tên (Named Table), ví dụ bảng “tblDays” bắt đầu từ ô D3. Chúng ta sẽ tạo một siêu liên kết trong ô B1 để dẫn đến ô trống tiếp theo bên dưới bảng.
siêu liên kết đến ô trống tiếp theo
Cú Pháp Hàm HYPERLINK trong Excel
Công thức trong ô B1 sử dụng hàm HYPERLINK với hai đối số:
link_location: Địa chỉ ô cần liên kết.Friendly_name: Văn bản hiển thị cho siêu liên kết (tùy chọn).
đối số chức năng siêu liên kết
Trong ví dụ này, đối số thứ hai là “Add Entry”, chính là văn bản hiển thị trong ô B1. Nếu bạn bỏ qua đối số này, ô sẽ hiển thị địa chỉ liên kết.
=HYPERLINK(link_location, "Add Entry")Xác Định Vị Trí Ô Trống
Đối với liên kết trong cùng một sổ Excel, địa chỉ liên kết phải bắt đầu bằng dấu “#”. Ô trống tiếp theo nằm trong cột A, bên dưới hàng cuối cùng của bảng “tblDays”. Do đó, phần đầu của đối số link_location sẽ là "#A".
Tính Toán Số Hàng Của Ô Trống
Để xác định chính xác số hàng của ô trống, chúng ta cần tính tổng của ba giá trị sau:
- Hàng bắt đầu của bảng:
ROW(tblDays[[#Headers],[Day]]) - Số hàng dữ liệu trong bảng:
COUNTA(tblDays[Day]) - Thêm 1 để đến ô trống bên dưới bảng.
siêu liên kết05
Công thức hoàn chỉnh trong ô B1 sẽ là:
=HYPERLINK("#A"&SUM(COUNTA(tblDays[Day]),ROW(tblDays[[#Headers],[Day]]),1),"Add Entry")Kiểm Tra Siêu Liên Kết
Sau khi nhập công thức, hãy nhấp vào siêu liên kết. Bạn sẽ được chuyển đến ô A7 (hoặc ô trống tiếp theo). Nhập dữ liệu vào ô đó. Bây giờ, khi bạn quay lại ô B1 và trỏ chuột vào siêu liên kết, địa chỉ sẽ tự động cập nhật thành ô trống tiếp theo (A8).
siêu liên kết hiển thị địa chỉ A8
Hàm HYPERLINK – Bảng Tính Thông Thường
Nếu danh sách dữ liệu không nằm trong bảng có tên mà nằm trong bảng tính thông thường, cách tính số hàng sẽ khác một chút. Công thức vẫn sử dụng hàm HYPERLINK, nhưng cách xác định số hàng sẽ thay đổi.
siêu liên kết07
Chúng ta cần tính tổng của hai giá trị:
- Hàng bắt đầu của danh sách (ví dụ: A3):
ROW(A3) - Số lượng ô có dữ liệu trong cột A:
COUNTA(A:A)
Công thức trong ô B1 sẽ là:
=HYPERLINK("#A"&SUM(COUNTA(A:A),ROW(A3)),"Add Entry")Kết Luận
Hy vọng bài viết này đã giúp bạn nắm được cách tạo siêu liên kết đến ô trống tiếp theo trong Excel. Thủ thuật nhỏ này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc khi làm việc với dữ liệu bảng. Hãy áp dụng ngay vào công việc của mình và cảm nhận sự khác biệt!
FAQ – Những Câu Hỏi Thường Gặp
-
Tôi có thể thay đổi văn bản hiển thị của siêu liên kết không? Có, bạn có thể thay đổi văn bản “Add Entry” trong công thức thành bất kỳ văn bản nào bạn muốn. Ví dụ: “Thêm Dữ Liệu”, “Nhập Tiếp Theo”,…
-
Nếu tôi xóa một hàng dữ liệu trong bảng, siêu liên kết có tự động cập nhật không? Có, siêu liên kết sẽ tự động cập nhật để trỏ đến ô trống tiếp theo sau khi bạn xóa hàng dữ liệu.
-
Tôi có thể áp dụng thủ thuật này cho các cột khác ngoài cột A không? Có, bạn chỉ cần thay đổi chữ “A” trong công thức thành chữ cái tương ứng với cột bạn muốn liên kết. Ví dụ:
"#B"cho cột B,"#C"cho cột C,… -
Làm thế nào để xóa siêu liên kết? Bạn có thể xóa siêu liên kết bằng cách xóa công thức trong ô chứa siêu liên kết.
-
Tôi có thể sử dụng thủ thuật này trong Google Sheets không? Mặc dù cú pháp có thể hơi khác, nhưng nguyên tắc hoạt động tương tự. Bạn có thể tìm kiếm cách sử dụng hàm
HYPERLINKtrong Google Sheets để biết thêm chi tiết.
