Dữ liệu Excel của bạn đột ngột biến mất do lỗi phần mềm hay quên lưu? Đừng lo lắng! Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các cách lấy lại file Excel chưa lưu trong nhiều tình huống khác nhau, từ file mới hoàn toàn đến file đã chỉnh sửa, bị ghi đè, thậm chí cả khi file bị hỏng. Tôi, với tư cách là chuyên gia SEO website ProSkills và chuyên gia công nghệ, sẽ chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức của mình để giúp bạn thành thạo các phương pháp khôi phục dữ liệu Excel hiệu quả nhất.
Bạn đã bao giờ trải qua cảm giác thót tim khi Excel bất ngờ “đóng cửa” mà chưa kịp lưu file? Công sức hàng giờ đồng hồ nhập liệu, tính toán, thiết kế biểu đồ phức tạp tưởng chừng như tan thành mây khói. Chính tôi cũng từng trải qua tình huống tương tự, và tôi hiểu rõ nỗi lo lắng đó. Vì vậy, tôi muốn chia sẻ những kinh nghiệm thực tế này để giúp bạn tránh khỏi những rắc rối tương tự.
Các tình huống thường gặp và cách khôi phục file Excel
Excel có thể “dở chứng” bất cứ lúc nào, nhưng đừng quá lo lắng. Excel được trang bị sẵn một số tính năng cứu hộ dữ liệu, giúp bạn vượt qua những tình huống khó khăn này. Dưới đây là một số trường hợp phổ biến và cách lấy lại file Excel chưa lưu tương ứng:
- Làm việc trên file mới, chưa lưu lần nào: Tính năng AutoSave và AutoRecover sẽ là cứu cánh cho bạn.
- Cập nhật file cũ, chưa kịp lưu thay đổi: AutoSave và AutoRecover cũng sẽ giúp bạn khôi phục phiên bản gần nhất.
- Đã lưu file nhưng muốn quay lại phiên bản trước: Tính năng Version History sẽ giúp bạn “quay ngược thời gian”.
Hãy cùng tôi đi sâu vào chi tiết từng trường hợp nhé!
Khôi phục file Excel mới chưa lưu
Với file Excel hoàn toàn mới, chưa từng được lưu, tính năng AutoSave và AutoRecover chính là “vị cứu tinh” của bạn. AutoSave sẽ tự động lưu file định kỳ mà không cần bạn thao tác thủ công, còn AutoRecover sẽ giúp bạn khôi phục lại những file đã được AutoSave lưu trữ. Hai tính năng này thường được bật mặc định, nhưng để chắc chắn, hãy kiểm tra lại theo hướng dẫn ở phần sau của bài viết.
Các bước khôi phục file Excel mới:
- Mở Excel, vào File > Open > Recent > Recover Unsaved Workbooks.
- Hộp thoại Open xuất hiện, chọn file bạn muốn khôi phục và nhấn Open. Excel sẽ mở đường dẫn đến thư mục UnsavedFiles, nơi lưu trữ các file chưa lưu. Đường dẫn mặc định thường là:
C:\Users\[Tên Hệ thống]\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles. Tôi khuyên bạn nên ghi nhớ đường dẫn này để dễ dàng tìm kiếm khi cần. - Lưu file đã khôi phục bằng cách nhấn Save As trên thông báo Recovered Unsaved File. Lưu ý, file khôi phục thường có đuôi .XLSB, hãy đổi sang đuôi .XLSX hoặc .XLS nếu cần.
Khôi phục file Excel chưa lưu
Khôi phục file Excel cũ đã chỉnh sửa nhưng chưa lưu
Nếu bạn đang làm việc trên một file Excel đã có sẵn và hệ thống gặp sự cố trước khi bạn kịp lưu những thay đổi, đừng hoảng! Excel vẫn có thể giúp bạn lấy lại file Excel chưa lưu.
Các bước khôi phục:
- Mở Excel.
- Ở bên trái màn hình, bạn sẽ thấy cửa sổ Document Recovery liệt kê các file chưa được lưu. Chọn file bạn cần và mở lên.
- Lưu file đã khôi phục.
Khôi phục file Excel từ Document Recovery
Khôi phục file Excel bị ghi đè (lưu trên thiết bị)
Đôi khi, bạn lỡ tay ghi đè lên file Excel và muốn quay lại phiên bản trước đó. Đừng lo, Excel có thể giúp bạn!
Các bước khôi phục:
- Mở file Excel bị ghi đè.
- Vào File > Info > Manage Workbook. Tại đây, bạn sẽ thấy các phiên bản trước đó của file.
- Chọn phiên bản muốn khôi phục. Excel sẽ hiển thị thông báo rằng đây là phiên bản cũ. Nhấn Restore để khôi phục và lưu lại.
Khôi phục phiên bản trước của file Excel
Khôi phục file Excel bị ghi đè (lưu trên đám mây – OneDrive/Dropbox)
Nếu bạn thường xuyên lưu file Excel trên các dịch vụ đám mây như OneDrive hay Dropbox, việc khôi phục file bị ghi đè sẽ càng dễ dàng hơn. Các dịch vụ này thường lưu trữ lịch sử phiên bản, cho phép bạn quay lại bất kỳ phiên bản nào trước đó.
OneDrive:
- Nhấn chuột phải vào file Excel trên OneDrive, chọn Version history.
- Chọn phiên bản muốn khôi phục, nhấn chuột phải và chọn Restore.
Dropbox:
- Mở file Excel trên Dropbox, nhấn vào biểu tượng ba chấm bên cạnh tên file, chọn Version history.
- Chọn phiên bản muốn tải về và nhấn Download.
Lịch sử phiên bản trên OneDrive
Kích hoạt AutoSave và AutoRecover
Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu, hãy chắc chắn rằng AutoSave và AutoRecover đã được kích hoạt.
- Vào File > Options > Save.
- Tích chọn các ô:
- Save AutoRecover information every [n] minutes: Tự động lưu sau mỗi [n] phút (mặc định là 10 phút).
- Keep the last AutoRecovered version if I close without saving: Giữ lại phiên bản AutoRecover nếu đóng file mà chưa lưu.
- AutoRecover file location: Đường dẫn lưu file AutoRecover.
Cài đặt AutoSave và AutoRecover
Khôi phục file Excel bị hỏng
Nếu file Excel bị hỏng, bạn có thể thử sử dụng tính năng Repair của Excel:
- Mở Excel, vào File > Open > Browse.
- Chọn file bị hỏng.
- Nhấn mũi tên bên cạnh nút Open, chọn Open and Repair.
- Chọn Repair hoặc Extract Data (nếu Repair không thành công).
Tạo file dự phòng: Phòng bệnh hơn chữa bệnh
Bên cạnh các phương pháp khôi phục, việc tạo file dự phòng cũng rất quan trọng. Excel cho phép bạn tự động tạo file dự phòng mỗi khi lưu:
- Vào File > Save As.
- Nhấn Tools > General Options.
- Tích chọn Always create backup.
Kết luận
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức và kinh nghiệm hữu ích về cách lấy lại file Excel chưa lưu. Hãy áp dụng các phương pháp này để bảo vệ dữ liệu quý giá của bạn và tránh những rắc rối không đáng có. Đừng quên chia sẻ bài viết này đến bạn bè và đồng nghiệp để cùng nhau bảo vệ dữ liệu nhé!
FAQ – Những câu hỏi thường gặp
1. Tại sao tôi không tìm thấy file Excel chưa lưu trong thư mục UnsavedFiles?
Có thể tính năng AutoRecover chưa được bật hoặc đường dẫn lưu file đã bị thay đổi. Hãy kiểm tra lại cài đặt AutoRecover trong Excel.
2. Tôi có thể khôi phục file Excel đã xóa vĩnh viễn không?
Việc khôi phục file đã xóa vĩnh viễn khá phức tạp và không phải lúc nào cũng thành công. Bạn có thể thử sử dụng phần mềm khôi phục dữ liệu chuyên dụng.
3. Làm thế nào để ngăn chặn tình trạng mất dữ liệu Excel?
Hãy thường xuyên lưu file, bật tính năng AutoSave và AutoRecover, tạo file dự phòng và lưu trữ file trên đám mây.
4. Tính năng AutoSave và AutoRecover có giống nhau không?
AutoSave tự động lưu file định kỳ, còn AutoRecover giúp bạn khôi phục lại những file đã được AutoSave lưu trữ.
5. File dự phòng có tự động cập nhật khi tôi chỉnh sửa file gốc không?
File dự phòng chỉ được cập nhật khi bạn lưu file gốc. Nó lưu trữ phiên bản trước đó của file, giúp bạn quay lại phiên bản cũ nếu cần.
