Biểu đồ Gantt chart là công cụ đắc lực trong quản lý dự án, giúp trực quan hóa tiến độ công việc một cách hiệu quả. Ở phần trước, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu cách xác định và khắc phục các lỗi kỹ thuật thường gặp khi tạo Gantt chart trên Excel. Bây giờ, khi đã có một biểu đồ hoạt động ổn định, hãy cùng ProSkills khám phá những bí quyết để “tút tát” vẻ ngoài cho Gantt chart, biến nó thành một báo cáo trực quan, chuyên nghiệp và dễ hiểu. Bởi vì, một biểu đồ đẹp không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp người xem nắm bắt thông tin nhanh chóng và chính xác hơn.
Làm Đẹp Gantt Chart: Từ Chức Năng Đến Thẩm Mỹ
Một Gantt chart hiệu quả không chỉ hiển thị dữ liệu chính xác mà còn phải trình bày thông tin một cách trực quan, dễ nhìn. Việc tối ưu giao diện Gantt chart giúp người xem dễ dàng nắm bắt tiến độ dự án, từ đó đưa ra quyết định kịp thời và hiệu quả. Hãy cùng tôi, một chuyên gia SEO website ProSkills và cũng là người đam mê công nghệ, đi sâu vào chi tiết từng bước “làm đẹp” cho Gantt chart của bạn nhé.
Đảo Ngược Thứ Tự Dự Án trên Trục Y
Đôi khi, thứ tự hiển thị các dự án trên trục Y của Gantt chart có thể chưa phù hợp với bảng dữ liệu gốc. Ví dụ, bạn muốn dự án “Design completed” hiển thị trên cùng và “Sign-off” ở dưới cùng, giống như trong bảng dữ liệu. Để làm được điều này, bạn chỉ cần vài thao tác đơn giản:
- Nhấp chọn Trục Y của biểu đồ.
- Nhấn tổ hợp phím tắt CTRL + 1 hoặc nháy chuột phải vào Trục Y và chọn “Format Axis”.
- Trong cửa sổ Format Axis, tích vào ô “Categories in reverse order”.
Cửa sổ Format Axis
Vậy là thứ tự dự án trên Gantt chart đã được sắp xếp theo ý muốn của bạn rồi đấy!
Ẩn Thanh Ngày Bắt Đầu
Thông thường, Gantt chart sẽ hiển thị hai loại thanh: thanh thể hiện ngày bắt đầu (thường là màu xanh) và thanh thể hiện thời gian thực hiện dự án (thường là màu cam). Để biểu đồ trông gọn gàng hơn, bạn có thể ẩn thanh ngày bắt đầu bằng cách:
- Chọn một trong các thanh màu xanh.
- Trong tab “Format”, chọn “No Fill” trong mục “Fill” và “No line” trong mục “Border”.
Ẩn thanh ngày bắt đầu
Kết quả là bạn sẽ chỉ nhìn thấy các thanh màu cam thể hiện tiến độ thực tế của từng dự án.
Biểu đồ chỉ với thanh tiến độ
Căn Chỉnh Vị Trí Thanh Tiến Độ
Sau khi ẩn thanh ngày bắt đầu, bạn có thể thấy các thanh màu cam nằm ở giữa biểu đồ. Để di chuyển chúng sang sát bên trái, hãy thực hiện các bước sau:
- Nhấp chọn vào ngày tháng dọc theo Trục X (phía trên cùng của biểu đồ).
- Trong mục “Axis Options” của tab “Format”, điều chỉnh giá trị “Minimum”. Bạn có thể bắt đầu với giá trị 43450 và điều chỉnh sao cho phù hợp với biểu đồ của mình. Việc tìm ra giá trị Minimum chính xác đòi hỏi sự thử nghiệm và làm quen với biểu đồ.
Điều chỉnh Minimum trên Trục X
Biểu đồ sau khi điều chỉnh Minimum
Hoàn Thiện Gantt Chart
Cuối cùng, để Gantt chart thực sự chuyên nghiệp, hãy thực hiện một số chỉnh sửa nhỏ sau:
- Bỏ mục “Legend” (chú thích) nếu không cần thiết.
- Bỏ mục “Vertical Gridlines” (đường lưới dọc) để biểu đồ trông thoáng hơn.
- Thay đổi màu sắc của các thanh ngang từ màu cam sang màu xám hoặc màu sắc phù hợp với thương hiệu của bạn.
- Điều chỉnh chiều rộng của biểu đồ sao cho phù hợp để hiển thị rõ ràng tất cả dữ liệu.
Gantt Chart hoàn chỉnh
Kết Luận
Vậy là chúng ta đã hoàn thành việc tối ưu biểu đồ Gantt chart trên Excel. Từ việc sắp xếp lại thứ tự dự án, ẩn các thanh không cần thiết, đến việc căn chỉnh vị trí và màu sắc, tất cả đều góp phần tạo nên một biểu đồ chuyên nghiệp và dễ hiểu. Hy vọng bài viết này, được viết bởi chính tôi – một con người thật và là chuyên gia SEO website ProSkills, đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích để áp dụng vào công việc. Hãy tiếp tục theo dõi phần sau để tìm hiểu cách thêm ngày hoàn thành vào biểu đồ Gantt chart nhé!
FAQ
1. Tại sao cần phải tối ưu giao diện của Gantt chart?
Tối ưu giao diện giúp Gantt chart trở nên trực quan, dễ hiểu hơn, giúp người xem nhanh chóng nắm bắt được tiến độ dự án và đưa ra quyết định hiệu quả. Một biểu đồ được trình bày chuyên nghiệp cũng góp phần thể hiện sự tỉ mỉ và chuyên nghiệp của người tạo ra nó.
2. Làm thế nào để tìm được giá trị “Minimum” chính xác khi căn chỉnh vị trí thanh tiến độ?
Việc tìm giá trị “Minimum” phù hợp đòi hỏi sự thử nghiệm và quan sát. Bạn có thể bắt đầu với một giá trị gần đúng và điều chỉnh dần dần cho đến khi đạt được kết quả mong muốn. Kinh nghiệm và sự quen thuộc với biểu đồ sẽ giúp bạn nhanh chóng xác định được giá trị này.
3. Có cần thiết phải ẩn thanh ngày bắt đầu không?
Việc ẩn thanh ngày bắt đầu không bắt buộc, tuy nhiên, nó giúp biểu đồ trông gọn gàng và dễ nhìn hơn, đặc biệt là khi dự án có nhiều công việc và thời gian thực hiện dài.
4. Tôi có thể thay đổi màu sắc của các thanh tiến độ không?
Hoàn toàn có thể. Bạn có thể tùy chỉnh màu sắc của các thanh tiến độ sao cho phù hợp với sở thích hoặc thương hiệu của mình. Việc sử dụng màu sắc hợp lý cũng giúp tăng tính thẩm mỹ và dễ đọc cho biểu đồ.
5. Ngoài những cách trên, còn cách nào khác để tối ưu Gantt chart không?
Có rất nhiều cách khác để tối ưu Gantt chart, ví dụ như thêm các cột mốc quan trọng, sử dụng conditional formatting để highlight các công việc trễ hạn, hoặc tích hợp Gantt chart với các công cụ quản lý dự án khác. Việc lựa chọn phương pháp tối ưu phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của từng dự án.
