Cách Đếm Số Dòng trong Excel Khi Lọc Dữ Liệu (Filter)

Bạn đã quen thuộc với việc đếm số dòng trong Excel, nhưng khi sử dụng bộ lọc (Filter), làm thế nào để đếm chính xác số dòng đang hiển thị? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện điều đó một cách dễ dàng và hiệu quả, giúp bạn xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác hơn. Cùng ProSkills khám phá ngay nhé!

Có bao giờ bạn cảm thấy bối rối khi đếm số dòng trong Excel sau khi đã lọc dữ liệu? Đừng lo, bạn không phải là người duy nhất gặp phải vấn đề này. Hàm COUNTA thông thường sẽ không hoạt động trong trường hợp này. May mắn thay, Excel cung cấp một giải pháp mạnh mẽ: hàm SUBTOTAL. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về cách sử dụng hàm này để đếm số dòng hiển thị sau khi lọc, cũng như một số mẹo hữu ích khác để tối ưu việc xử lý dữ liệu trong Excel.

.jpg)

Tại Sao Cần Đếm Số Dòng Sau Khi Lọc?

Trong công việc hàng ngày, việc phân tích dữ liệu trong Excel là rất phổ biến. Thường thì chúng ta cần lọc dữ liệu theo các tiêu chí cụ thể để tập trung vào những thông tin quan trọng. Ví dụ, bạn có thể muốn biết số lượng sản phẩm thuộc một nhóm hàng nào đó, tổng doanh thu của một khu vực cụ thể, hay số lượng nhân viên đạt KPI trong một tháng. Việc đếm số dòng sau khi lọc giúp bạn nhanh chóng có được những con số thống kê này mà không cần phải đếm thủ công, tiết kiệm thời gian và công sức.

Hạn Chế của Hàm COUNTA khi Sử Dụng Filter

Hàm COUNTA là một hàm hữu ích để đếm số ô không trống trong Excel. Tuy nhiên, hàm này không phân biệt giữa các ô bị ẩn do filter và các ô hiển thị. Do đó, khi bạn áp dụng bộ lọc, hàm COUNTA vẫn sẽ trả về tổng số dòng ban đầu, chứ không phải số dòng đang hiển thị. Điều này có thể dẫn đến kết quả sai lệch và gây khó khăn cho việc phân tích dữ liệu.

.jpg)

Giải Pháp: Hàm SUBTOTAL – “Vị Cứu Tinh” Cho Dữ Liệu Đã Lọc

Vậy làm thế nào để đếm chính xác số dòng sau khi lọc? Câu trả lời chính là hàm SUBTOTAL. Hàm này cho phép bạn thực hiện các phép tính trên một vùng dữ liệu, nhưng chỉ tính toán trên các ô đang hiển thị, bỏ qua các ô bị ẩn do filter. Đây chính là điểm khác biệt quan trọng so với hàm COUNTA.

Cú Pháp Hàm SUBTOTAL

Cú pháp của hàm SUBTOTAL như sau:

=SUBTOTAL(function_num, ref1, [ref2], ...)

Trong đó:

• function_num: Một số xác định hàm nào sẽ được sử dụng (ví dụ: 1 cho AVERAGE, 3 cho COUNTA, 9 cho SUM, …). Để đếm số dòng, chúng ta sẽ sử dụng số 3 (COUNTA).
• ref1: Vùng dữ liệu cần tính toán.
• ref2, …: Các vùng dữ liệu bổ sung (tùy chọn).

Ví Dụ Minh Họa

Giả sử bạn có một bảng dữ liệu về doanh số bán hàng, và bạn muốn đếm số sản phẩm thuộc loại A sau khi lọc. Bạn có thể sử dụng hàm SUBTOTAL như sau:

=SUBTOTAL(3, B6:B17)

Trong đó, B6:B17 là vùng chứa dữ liệu về loại sản phẩm.

.jpg)

Tương tự, để tính tổng doanh thu của các sản phẩm loại A sau khi lọc, bạn có thể sử dụng:

=SUBTOTAL(9, E6:E17)

Trong đó, E6:E17 là vùng chứa dữ liệu về doanh thu.

.jpg)

Sau khi áp dụng filter cho sản phẩm loại A, kết quả của hàm SUBTOTAL sẽ tự động cập nhật, cho bạn con số chính xác.

.jpg)

Mẹo Sử Dụng Hàm SUBTOTAL Hiệu Quả

• Chọn đúng function_num: Đảm bảo bạn chọn đúng số tương ứng với phép tính bạn muốn thực hiện.
• Tham chiếu đúng vùng dữ liệu: Hãy chắc chắn rằng vùng dữ liệu bạn tham chiếu là chính xác và bao gồm tất cả các dòng bạn muốn tính toán.
• Kết hợp với các hàm khác: Bạn có thể kết hợp hàm SUBTOTAL với các hàm khác để thực hiện các phép tính phức tạp hơn.

Kết Luận

Hàm SUBTOTAL là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn đếm số dòng và thực hiện các phép tính khác trên dữ liệu đã lọc trong Excel. Bằng cách nắm vững cách sử dụng hàm này, bạn có thể tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu chính xác. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm SUBTOTAL và áp dụng nó vào công việc hàng ngày. Chúc bạn thành công!

FAQ – Những Câu Hỏi Thường Gặp

1. Sự khác biệt giữa hàm SUBTOTAL và hàm AGGREGATE là gì? Cả hai hàm đều có thể xử lý dữ liệu đã lọc, nhưng hàm AGGREGATE linh hoạt hơn, cho phép bạn bỏ qua các lỗi, các giá trị ẩn khác và thậm chí cả các tổng phụ khác.

2. Làm thế nào để đếm số dòng hiển thị khi sử dụng nhiều bộ lọc? Hàm SUBTOTAL sẽ tự động cập nhật kết quả dựa trên tất cả các bộ lọc đang được áp dụng.

3. Tôi có thể sử dụng hàm SUBTOTAL với các hàm khác như SUMIF hoặc COUNTIF không? Có, bạn có thể kết hợp hàm SUBTOTAL với các hàm khác để thực hiện các phép tính phức tạp hơn. Ví dụ, bạn có thể dùng SUBTOTAL kết hợp với SUMIF để tính tổng các giá trị thỏa mãn một điều kiện nào đó trong dữ liệu đã lọc.

4. Ngoài việc đếm số dòng, hàm SUBTOTAL còn có thể làm gì khác? Hàm SUBTOTAL có thể thực hiện nhiều phép tính khác nhau như tính tổng (function_num = 9), tính trung bình (function_num = 1), tìm giá trị lớn nhất (function_num = 4), tìm giá trị nhỏ nhất (function_num = 5), v.v.

5. Nếu tôi ẩn các dòng bằng cách thủ công (không dùng filter), hàm SUBTOTAL có tính toán các dòng đó không? Tùy thuộc vào function_num bạn sử dụng. Nếu bạn dùng function_num từ 1-11, hàm SUBTOTAL sẽ bỏ qua các dòng bị ẩn thủ công. Nếu bạn dùng function_num từ 101-111, hàm SUBTOTAL sẽ bao gồm cả các dòng bị ẩn thủ công.