Xuất nhận xét trong Word là một thao tác hữu ích, giúp bạn dễ dàng tổng hợp, chia sẻ và in ấn các ghi chú, góp ý trong tài liệu. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn ba cách xuất nhận xét trong Word, từ thao tác thủ công đơn giản đến việc sử dụng VBA và tiện ích Kutools, phù hợp với mọi trình độ người dùng. Bạn đang tìm kiếm cách xuất nhận xét trong Word một cách hiệu quả? Hãy cùng ProSkills khám phá nhé!
Xuất Nhận Xét Thủ Công Trong Word
Cách làm này đơn giản, dễ thực hiện, phù hợp khi bạn chỉ cần xuất một vài nhận xét. Tuy nhiên, nếu tài liệu của bạn có nhiều nhận xét, việc sao chép thủ công từng nhận xét một sẽ khá mất thời gian.
- Bước 1: Bấm vào nhận xét bạn muốn sao chép. Nhấn tổ hợp phím
Ctrl + Choặc nhấp chuột phải và chọn “Sao chép”. - Bước 2: Đặt con trỏ chuột vào vị trí bạn muốn dán nhận xét. Nhấp chuột phải và chọn “Dán tùy chọn” -> “Chỉ giữ văn bản” hoặc nhấn
Ctrl + Vđể dán nhận xét.
Lưu ý: Phương pháp này chỉ cho phép sao chép và dán từng nhận xét một. Bạn không thể sao chép và dán nhiều nhận xét cùng lúc. Đối với tài liệu có nhiều nhận xét, hãy xem xét hai phương pháp tiếp theo.
Xuất Nhận Xét Bằng VBA Trong Word
VBA (Visual Basic for Applications) là một công cụ mạnh mẽ cho phép bạn tự động hóa các tác vụ trong Word. Sử dụng VBA, bạn có thể xuất tất cả nhận xét sang một tài liệu mới chỉ với vài cú nhấp chuột.
- Bước 1: Nhấn
Alt + F11để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic for Applications (VBA). - Bước 2: Trong tab “Insert”, chọn “Module”. Sao chép và dán đoạn mã VBA sau vào cửa sổ Module:
Sub exportcomments()
Dim s As String
Dim cmt As Word.Comment
Dim doc As Word.Document
For Each cmt In ActiveDocument.Comments
s = s & cmt.Initial & cmt.Index & "," & cmt.Range.Text & vbCr
Next
Set doc = Documents.Add
doc.Range.Text = s
End Sub- Bước 3: Nhấn nút “Run” (biểu tượng hình tam giác màu xanh lá cây) để chạy mã VBA.
Mã VBA này sẽ tạo một tài liệu Word mới chứa tất cả nhận xét trong tài liệu hiện tại. Mỗi nhận xét sẽ được hiển thị kèm theo tên người viết và số thứ tự.
Xuất Nhận Xét Với Kutools Cho Word
Nếu bạn không quen thuộc với VBA, Kutools for Word là một lựa chọn đơn giản và hiệu quả. Kutools là một bộ tiện ích mở rộng cho Word, cung cấp nhiều tính năng hữu ích, bao gồm cả việc xuất nhận xét.
Bạn chỉ cần vài cú click chuột để xuất tất cả nhận xét sang một tài liệu mới.
- Bước 1: Mở tài liệu Word chứa nhận xét bạn muốn xuất.
- Bước 2: Trong tab “Kutools Plus”, chọn “Export/Import”, sau đó chọn “Export Comments”.
Kutools sẽ tự động tạo một tài liệu Word mới chứa tất cả nhận xét đã xuất.
Kết Luận
Bài viết đã hướng dẫn bạn ba cách xuất nhận xét trong Word: thủ công, VBA và Kutools. Tùy theo nhu cầu và trình độ, bạn có thể lựa chọn phương pháp phù hợp nhất. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp bạn làm việc với Word hiệu quả hơn. Từ việc sao chép thủ công từng nhận xét đến việc sử dụng VBA và Kutools, bạn đã có trong tay những công cụ cần thiết để quản lý và xử lý nhận xét trong tài liệu Word một cách chuyên nghiệp.
FAQ – Những Câu Hỏi Thường Gặp Về Việc Xuất Nhận Xét Trong Word
1. Tôi có thể xuất nhận xét trong Word sang định dạng khác ngoài .docx không?
Có, sau khi xuất nhận xét sang một tài liệu Word mới, bạn có thể lưu tài liệu này dưới nhiều định dạng khác nhau như .pdf, .txt, .rtf,…
2. Làm thế nào để xuất nhận xét chỉ từ một phần cụ thể của tài liệu Word?
Đối với phương pháp thủ công, bạn chỉ cần chọn các nhận xét muốn xuất. Với VBA, bạn có thể chỉnh sửa mã để chỉ xuất nhận xét trong một vùng chọn cụ thể. Kutools hiện chưa hỗ trợ xuất nhận xét theo vùng chọn.
3. Tôi gặp lỗi khi chạy mã VBA. Tôi nên làm gì?
Hãy kiểm tra lại mã VBA đã sao chép chính xác chưa. Nếu vẫn gặp lỗi, bạn có thể tìm kiếm giải pháp trên các diễn đàn hỗ trợ VBA hoặc liên hệ với chuyên gia để được trợ giúp.
4. Kutools for Word có phải là phần mềm miễn phí không?
Kutools for Word là phần mềm trả phí. Tuy nhiên, bạn có thể dùng thử miễn phí trong một khoảng thời gian nhất định.
5. Tôi có thể xuất nhận xét bao gồm cả thông tin về người viết và thời gian nhận xét không?
Có, cả ba phương pháp đều cho phép xuất nhận xét kèm theo thông tin về người viết (tên viết tắt hoặc tên đầy đủ tùy thuộc vào cài đặt Word). Tuy nhiên, việc xuất thông tin thời gian nhận xét phức tạp hơn và thường yêu cầu sử dụng VBA hoặc macro.
