Chèn ngắt trang trong Google Sheets là một kỹ năng tưởng chừng đơn giản nhưng lại cực kỳ hữu ích, giúp bạn kiểm soát cách bảng tính được in ra, tránh tình trạng dữ liệu bị chia cắt lộn xộn giữa các trang. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách chèn, tùy chỉnh và đặt lại ngắt trang trong Google Sheets một cách dễ dàng và hiệu quả. Bạn sẽ thấy việc in ấn bảng tính trở nên chuyên nghiệp và gọn gàng hơn bao giờ hết.
Ngắt Trang trong Google Sheets là gì? Tại sao lại quan trọng?
Nói một cách đơn giản, ngắt trang (page break) là một điểm mà bạn chỉ định cho Google Sheets để nó biết khi nào kết thúc một trang in và bắt đầu trang in tiếp theo. Hãy tưởng tượng bạn có một bảng dữ liệu dài và rộng. Nếu không có ngắt trang, Google Sheets sẽ tự động chia bảng tính của bạn ra thành nhiều trang in, có thể cắt ngang dữ liệu quan trọng, làm cho bản in khó đọc và thiếu chuyên nghiệp.
Ví dụ, bạn có một bảng dữ liệu với 13 cột. Khi in, Google Sheets có thể chỉ in được 11 cột đầu tiên trên một trang, và 2 cột còn lại bị đẩy sang trang sau. Ngắt trang cho phép bạn kiểm soát việc này, đảm bảo tất cả 13 cột được in trên cùng một trang, hoặc chia thành 2 trang theo ý muốn của bạn.
Hướng Dẫn Chèn Ngắt Trang trong Google Sheets
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để chèn ngắt trang tùy chỉnh trong Google Sheets:
-
Mở Menu File: Bắt đầu bằng cách nhấp vào menu “File” ở góc trên bên trái của màn hình Google Sheets.
-
Chọn Tùy Chọn In: Trong menu xổ xuống, chọn “Print” hoặc sử dụng phím tắt
Ctrl + P(hoặcCmd + Ptrên máy Mac). Hộp thoại “Print settings” sẽ xuất hiện. -
Tìm Nút “Set Custom Page Breaks”: Trong hộp thoại “Print settings”, tìm dòng chữ màu xanh lam “SET CUSTOM PAGE BREAKS” ở phía bên phải. Nhấp vào đó.
-
Xem Trước Ngắt Trang: Google Sheets sẽ hiển thị bản xem trước cách bảng tính sẽ được in sau khi ngắt trang. Các đường chấm màu xanh lam đại diện cho vị trí ngắt trang.
-
Kéo và Thả Ngắt Trang: Di chuyển con trỏ chuột đến đường chấm xanh. Nhấp và giữ chuột, sau đó kéo đường chấm đến vị trí mới mà bạn muốn đặt ngắt trang. Thả chuột để đặt ngắt trang. Bạn có thể lặp lại bước này để tạo nhiều ngắt trang.
-
Xác Nhận Ngắt Trang: Sau khi đã hài lòng với vị trí ngắt trang, nhấp vào nút màu xanh lam “CONFIRM BREAKS” ở góc trên bên phải màn hình.
-
Hoàn Tất: Vậy là bạn đã chèn ngắt trang thành công! Bảng tính của bạn sẽ được in theo các ngắt trang mà bạn vừa thiết lập.
Đặt Lại Ngắt Trang trong Google Sheets
Nếu bạn muốn thay đổi hoặc xóa ngắt trang đã tạo, hãy làm theo các bước sau:
-
Mở Cài Đặt In: Nhấp vào “File” > “Print” hoặc sử dụng phím tắt
Ctrl + P(hoặcCmd + P). -
Chỉnh Sửa Ngắt Trang Tùy Chỉnh: Trong hộp thoại “Print settings”, nhấp vào nút “Edit” bên cạnh dòng chữ “Custom page breaks”.
-
Đặt Lại Ngắt Trang: Trong màn hình mới hiện ra, nhấp vào nút “RESET” ở phía trên bảng tính để xóa tất cả các ngắt trang tùy chỉnh mà bạn đã tạo.
Cách Thêm Ngắt Trang Trước Đây
Trước khi Google Sheets có tính năng chèn ngắt trang tùy chỉnh, người dùng thường phải chèn thêm hàng trống để đẩy dữ liệu xuống trang tiếp theo. Cách này tuy có hiệu quả nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro, có thể làm hỏng cấu trúc dữ liệu và gây lỗi công thức. May mắn thay, giờ đây chúng ta đã có cách làm đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều.
Kết luận
Việc chèn ngắt trang trong Google Sheets giúp bạn kiểm soát cách bảng tính được in ra, đảm bảo tính chuyên nghiệp và dễ đọc. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích và giúp bạn sử dụng Google Sheets hiệu quả hơn. Chúc bạn thành công!
FAQ
1. Tôi có thể chèn bao nhiêu ngắt trang trong một bảng tính?
Bạn có thể chèn nhiều ngắt trang tùy ý trong một bảng tính Google Sheets.
2. Làm thế nào để xóa một ngắt trang cụ thể mà không phải đặt lại toàn bộ?
Trong màn hình chỉnh sửa ngắt trang (sau khi nhấp vào nút “Edit”), bạn có thể kéo các đường chấm xanh lam ra khỏi khu vực bảng tính để xóa ngắt trang đó.
3. Ngắt trang có ảnh hưởng đến dữ liệu trong bảng tính không?
Không, ngắt trang chỉ ảnh hưởng đến cách bảng tính được in ra, không làm thay đổi dữ liệu trong bảng tính.
4. Tôi có thể sử dụng ngắt trang khi xuất file PDF không?
Có, ngắt trang cũng được áp dụng khi bạn xuất bảng tính sang định dạng PDF.
5. Tôi có thể xem trước ngắt trang trước khi in không?
Có, khi bạn vào chế độ “Print settings” và nhấp vào “SET CUSTOM PAGE BREAKS”, bạn sẽ thấy bản xem trước cách bảng tính được chia trang.
