Bạn đã từng gặp tình huống cần chèn file Excel vào PowerPoint để thuyết trình hoặc báo cáo nhưng không biết phải làm thế nào? Đừng lo lắng, bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu những cách chèn file Excel vào PowerPoint một cách đơn giản và dễ dàng. Hãy cùng khám phá ngay nhé.
Cách chèn file Excel vào PowerPoint
Việc chèn file Excel vào PowerPoint sẽ giúp bài thuyết trình của bạn trở nên rõ ràng, logic và mạch lạc hơn. Dưới đây là các cách chèn file Excel vào PowerPoint mà bạn có thể tham khảo:
Liên kết toàn bộ trang tính Excel tới PowerPoint
Bước 1: Mở file PowerPoint cần chèn trên máy tính của bạn. Sau đó, chọn tab Insert trên thanh Ribbon và chọn Object.
Bước 2: Khi hộp thoại Insert Object hiện lên, bạn click chọn Create from file, sau đó bấm Browse.
Bước 3: Tìm và chọn file Excel bạn muốn chèn vào PowerPoint, sau đó bấm OK để chọn file.
Bước 4: Sau khi chọn được file, bạn hãy click chọn Link và bấm OK để chèn Excel vào PowerPoint.
Bước 5: Bạn có thể điều chỉnh lại kích thước và màu sắc của trang tính sao cho phù hợp với trình bày của bạn.
Liên kết một mục dữ liệu trong Excel tới PowerPoint
Bước 1: Mở file Excel, bôi đen những mục dữ liệu bạn muốn thêm vào PowerPoint. Sau đó, chọn tab Home và bấm Copy. Bạn cũng có thể sao chép dữ liệu bằng tổ hợp phím Ctrl + C.
Bước 2: Mở file PowerPoint, đi đến vị trí slide bạn muốn chèn, chọn tab Home, bấm vào mũi tên dưới Paste, chọn Paste Special. Bạn cũng có thể dùng tổ hợp phím Ctrl + Alt +V.
Bước 3: Khi hộp thoại Paste Special hiện lên, click chọn Paste link, chọn Microsoft Excel Worksheet Object, sau đó bấm OK để thực hiện chèn file Excel vào PowerPoint.
Bước 4: Bây giờ bạn đã hoàn thành việc liên kết một mục dữ liệu trong Excel tới PowerPoint. Bạn cũng có thể điều chỉnh font chữ, màu sắc hay kích thước cho phù hợp.
Sao chép và dán dữ liệu Excel (không liên kết) vào PowerPoint
Bước 1: Mở file Excel, bôi đen những mục dữ liệu bạn muốn thêm vào PowerPoint. Sau đó, chọn tab Home và bấm Copy. Bạn cũng có thể sao chép dữ liệu bằng tổ hợp phím Ctrl + C.
Bước 2: Mở file PowerPoint, chuyển đến slide bạn muốn chèn file Excel, click chuột phải vào khu vực thiết kế slide.
Bước 3: Để hoàn tất việc chèn file Excel vào PowerPoint, tại mục Paste Options, bạn click chuột trái để chọn 1 trong 5 cách dán file sau:
- Use Destination Styles: Chèn file Excel vào PowerPoint theo định dạng table mặc định hiện có của Slide.
- Keep Source Formatting: Chèn file Excel vào PowerPoint giữ nguyên định dạng từ bên file Excel.
- Embed: Chèn file Excel vào PowerPoint dưới dạng nhúng thông tin từ file Excel. Với cách này, bạn có thể được sửa đổi dữ liệu trong Excel sau này.
- Picture: Chèn file Excel vào PowerPoint dưới dạng hình ảnh. Bạn sẽ không thể điều chỉnh thông tin ở file Excel nếu sử dụng cách này.
- Keep Text Only: Chèn file Excel vào PowerPoint dưới dạng Text box (hộp thoại văn bản).
Link biểu đồ từ Excel sang PowerPoint
Để liên kết biểu đồ từ Excel sang PowerPoint, bạn cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Mở file PowerPoint cần liên kết biểu đồ từ Excel.
Bước 2: Tại đây, chọn tab Insert trên thanh công cụ ribbon.
Bước 3: Trong nhóm tính năng Text, chọn Object.
Bước 4: Khi hộp thoại Insert Object xuất hiện, click vào Create from file, sau đó bấm nút Browse.
Bước 5: Khi hộp thoại Browse hiển thị, tìm vị trí chứa biểu đồ Excel cần liên kết, kích vào tên file, sau đó bấm nút Insert.
Bước 6: Click vào tùy chọn Link bên cạnh nút Browse, để liên kết dữ liệu trong biểu đồ Excel với PowerPoint.
Khi sử dụng tùy chọn này, khi bạn cập nhật dữ liệu trong file Excel gốc, toàn bộ những thay đổi đó cũng sẽ tự động cập nhật trong file PowerPoint của bạn.
Bước 7: Sau đó, bấm nút OK để hoàn thành liên kết.
Tạo slide PowerPoint từ dữ liệu trong Excel bằng VBA
Bước 1: Tạo một biểu đồ trong Excel.
Bước 2: Tạo một trang tính mới và dán vào tất cả các biểu đồ bạn cần cho bản trình bày.
Bước 3: Mở VBA. Để thực hiện việc này, bạn có thể nhấn ALT + F11 hoặc bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Để hiển thị tab Show Developer, hãy bấm vào Nút Microsoft Office và bấm Tùy chọn Excel.
- Bấm vào Popular và sau đó chọn tab Show Developer trong ribbon.
- Bấm vào tab Show Developer trong ribbon và bấm Visual Basic.
Bước 4: Trong cửa sổ VBA Editor, nhấp vào Tệp > Chèn > Module.
Bước 5: Dán mã code sau vào module.
Bước 6: Bấm vào Tools > References.
Sau đó, thêm Microsoft PowerPoint Library.
Bước 7: Bây giờ bạn chỉ cần vào Excel và chạy macro Create PowerPoint. Để dễ dàng thực hiện việc này, hãy vẽ một hình chữ nhật trong trang tính Excel của bạn, trong đó có tất cả các biểu đồ bạn muốn xuất sang PowerPoint.
Bước 8: Kích chuột phải vào the rectangle, sau đó chọn Assign Macro.
Bước 9: Click vào Create PowerPoint macro, sau đó nhấn OK.
Bước 10: Như vậy là bạn đã hoàn thành. Chỉ cần nhấp vào nút hình chữ nhật của bạn để xem trang trình chiếu bạn vừa tạo.
Cách trình chiếu file Excel trong PowerPoint
Để trình chiếu file Excel trong PowerPoint, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Mở trang trình chiếu PowerPoint có chứa file Excel bạn muốn chiếu.
Bước 2: Nhấn chuột phải vào một Slide bất kỳ, sau đó chọn See All Slides.
Bước 3: Khi đó, tất cả các slide trong bản trình chiếu của bạn sẽ hiển thị. Bạn chỉ cần tìm slide chứa file Excel bạn muốn chiếu và click vào slide đó để trình chiếu.
Như vậy, bạn đã có thể trình chiếu file Excel trong PowerPoint.
Lỗi không mở được file Excel đính kèm trong PowerPoint và cách khắc phục
Lỗi không mở được file Excel đính kèm trong PowerPoint cũng thường xảy ra. Để khắc phục lỗi này, hãy làm theo các bước sau:
Bước 1: Chọn biểu tượng của tệp nhúng.
Bước 2: Chọn tab Insert trong Ribbon.
Bước 3: Chọn Action (bên cạnh Hyperlink).
Bước 4: Bạn có thể thấy hai tab: Nhấp chuột & Di chuột qua.
Bước 5: Chọn Object action: Open.
Bước 6: Vui lòng chọn Play sound hoặc nhấp vào Highlight click if you want, sau đó bấm OK.
Bước 7: Trở về slide chưa liên kết để thử lại.
Chi tiết nội dung, bạn có thể tham khảo Video hướng dẫn bên dưới.
Xem thêm:
