Outlook là công cụ email phổ biến, việc sở hữu một chữ ký chuyên nghiệp không chỉ giúp người nhận biết bạn là ai, làm ở đâu mà còn góp phần xây dựng thương hiệu cá nhân và doanh nghiệp. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo, chèn và thay đổi chữ ký trong Outlook một cách chi tiết và dễ hiểu, từ cơ bản đến nâng cao. Bạn sẽ thấy việc tạo chữ ký trong Outlook dễ dàng hơn bạn nghĩ!
Tạo Chữ Ký trong Outlook: Đơn Giản và Nhanh Chóng
Việc tạo chữ ký trong Outlook thực sự rất đơn giản. Hãy cùng tôi, một chuyên gia SEO website ProSkills, đi qua các bước sau nhé!
Bước 1: Mở Cửa Sổ Tạo Chữ Ký
Có hai cách để mở cửa sổ tạo chữ ký:
- Cách 1: Từ giao diện chính của Outlook, bạn vào tab Home, chọn New Email. Sau đó, trong tab Message, tìm nhóm Include và chọn Signature > Signatures….
- Cách 2: Vào File > Options > Mail > Signatures… (đối với Outlook 2010, 2013, 2016 và 2019). Với Outlook 2007 và các phiên bản cũ hơn, đường dẫn là Tools > Options > Mail Format > Signatures….
Mở cửa sổ tạo chữ ký trong Outlook
Cá nhân tôi thấy cách 1 tiện hơn khi đang soạn email mới. Còn bạn thì sao?
Bước 2: Tạo Chữ Ký Mới
Hộp thoại Signatures and Stationery sẽ hiện ra, liệt kê các chữ ký đã tạo (nếu có). Để tạo chữ ký mới, bạn nhấn nút New dưới mục Select signature to edit. Một hộp thoại nhỏ hiện ra, bạn đặt tên cho chữ ký mới và nhấn OK.
Đặt tên cho chữ ký mới
Tên chữ ký nên ngắn gọn, dễ nhớ, ví dụ: “Chữ ký công việc”, “Chữ ký cá nhân”…
Bước 3: Thiết Lập Chữ Ký Mặc Định
Ở mục Choose default signature, bạn có thể thiết lập chữ ký mặc định cho từng tài khoản email:
- E-mail account: Chọn tài khoản email muốn liên kết với chữ ký.
- New messages: Chọn chữ ký sẽ tự động thêm vào email mới. Nếu không muốn tự động thêm chữ ký, chọn (None).
- Replies/forwards: Chọn chữ ký cho email trả lời và chuyển tiếp. Tương tự, chọn (None) nếu không muốn tự động thêm.
Đây là bước quan trọng để tối ưu thời gian soạn email đấy!
Bước 4: Soạn Nội Dung Chữ Ký
Trong hộp Edit signature, bạn nhập nội dung chữ ký. Có thể sử dụng các công cụ định dạng văn bản như in đậm, in nghiêng, đổi màu chữ, thêm liên kết… Sau khi hoàn thành, nhấn OK để lưu.
Tạo nhiều chữ ký
Bạn có thể tạo nhiều chữ ký cho cùng một tài khoản email, ví dụ: một chữ ký trang trọng cho công việc và một chữ ký thân mật hơn cho bạn bè, gia đình.
Chèn Chữ Ký trong Outlook: Tự Động và Thủ Công
Outlook cho phép chèn chữ ký tự động hoặc thủ công, tùy theo nhu cầu của bạn.
Chèn Chữ Ký Tự Động
Như đã đề cập ở Bước 3, bạn có thể thiết lập chữ ký mặc định cho email mới, trả lời và chuyển tiếp. Outlook sẽ tự động thêm chữ ký đã chọn vào các email tương ứng.
Thiết lập chữ ký tự động
Chèn chữ ký tự động giúp tiết kiệm thời gian, nhưng đôi khi bạn cần linh hoạt hơn.
Chèn Chữ Ký Thủ Công
Nếu không muốn dùng chữ ký tự động, bạn có thể chèn thủ công cho từng email. Trong cửa sổ soạn email, chọn tab Message và nhấn nút Signature. Sau đó, chọn chữ ký muốn sử dụng.
Chèn chữ ký thủ công
Chọn chữ ký
Cách này giúp bạn kiểm soát việc sử dụng chữ ký tốt hơn.
Tạo Chữ Ký Khác Cho Email Trả Lời và Chuyển Tiếp
Để tạo chữ ký riêng cho email trả lời và chuyển tiếp, bạn có thể sử dụng add-in Template Phrases for Outlook. Add-in này cho phép tạo các mẫu email với chữ ký riêng và gán phím tắt cho chúng. Chi tiết về cách sử dụng, bạn có thể tham khảo tại đây.
Chữ ký cho email mới
Tạo chữ ký mới với Template Phrases
Chữ ký cho email trả lời
Thay Đổi Chữ Ký trong Outlook
Việc thay đổi chữ ký cũng rất dễ dàng. Mở cửa sổ Signatures and Stationery (như Bước 1), chọn chữ ký muốn thay đổi và chỉnh sửa nội dung, định dạng hoặc thiết lập mặc định.
Đổi tên chữ ký
Kết Luận
Hy vọng bài viết này đã giúp bạn nắm vững cách tạo, chèn và thay đổi chữ ký trong Outlook. Một chữ ký chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với đối tác và khách hàng. Hãy bắt đầu tạo chữ ký cho riêng mình ngay hôm nay!
FAQ – Những Câu Hỏi Thường Gặp
1. Tôi có thể thêm hình ảnh vào chữ ký Outlook không?
Có, bạn hoàn toàn có thể thêm hình ảnh vào chữ ký. Trong cửa sổ Edit signature, bạn có thể chèn ảnh từ máy tính. Tuy nhiên, hãy lưu ý kích thước ảnh để tránh làm chữ ký quá nặng.
2. Chữ ký Outlook của tôi bị lỗi font chữ khi gửi đến người dùng khác. Tôi nên làm gì?
Vấn đề này thường xảy ra do người nhận không cài đặt font chữ bạn sử dụng. Để khắc phục, bạn nên sử dụng các font chữ phổ biến như Arial, Times New Roman, Calibri…
3. Làm thế nào để xóa chữ ký trong Outlook?
Trong cửa sổ Signatures and Stationery, chọn chữ ký muốn xóa và nhấn nút Delete.
4. Tôi có thể sử dụng HTML để tạo chữ ký Outlook không?
Có, bạn có thể dán mã HTML vào cửa sổ Edit signature để tạo chữ ký tùy chỉnh. Tuy nhiên, cần lưu ý tính tương thích với các client email khác nhau.
5. Tôi có thể tạo chữ ký khác nhau cho từng nhóm người nhận không?
Không có tính năng này trong Outlook mặc định. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng các add-in hoặc thủ thuật khác để đạt được điều này. Ví dụ, bạn có thể tạo nhiều chữ ký và chèn thủ công tùy theo người nhận.
