Bạn thường xuyên phải lặp lại cùng một nội dung, hình ảnh, hay bảng biểu trong các tài liệu Word? Quick Parts (hay còn gọi là AutoText) chính là giải pháp giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Trong bài viết này, ProSkills, chuyên gia SEO website, sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng thành thạo Quick Parts trong Word, từ việc tạo, chèn, đến chỉnh sửa và xóa. Bạn sẽ thấy việc soạn thảo văn bản trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Khi làm việc với Word, chắc hẳn bạn đã từng gặp trường hợp phải nhập đi nhập lại những đoạn văn bản giống nhau, chẳng hạn như thông tin công ty, điều khoản hợp đồng, lời cảm ơn, hay thậm chí cả logo và chữ ký. Việc copy-paste thủ công vừa mất thời gian lại dễ gây lỗi. Quick Parts ra đời để giải quyết vấn đề này, cho phép bạn lưu trữ và tái sử dụng các khối nội dung một cách nhanh chóng và chính xác. Không chỉ văn bản đơn thuần, Quick Parts còn hỗ trợ cả hình ảnh, bảng biểu, và các định dạng phức tạp khác. Đây thực sự là một công cụ “nhỏ mà có võ” giúp tối ưu hóa quy trình soạn thảo văn bản.
## Tạo Quick Parts trong Word – Đơn Giản Hơn Bạn Nghĩ
Việc tạo Quick Parts vô cùng đơn giản. Bạn chỉ cần soạn sẵn nội dung muốn lưu, sau đó làm theo các bước sau:
- Bôi đen phần nội dung cần lưu (văn bản, hình ảnh, bảng biểu…).
Cách tạo Quick Parts trên Word - Trong tab Insert, nhóm Text, chọn Quick Parts.
- Chọn Save Selection to Quick Part Gallery. Bạn có thể đặt tên và thêm mô tả cho khối nội dung này. Cuối cùng, nhấn OK.
Save Selection to Quick Part Gallery, thay đổi tên, mô tả nếu thích, và nhấn OK.
Vậy là xong! Khối nội dung của bạn đã được lưu vào Quick Part Gallery, sẵn sàng để sử dụng lại bất cứ lúc nào.
## Chèn Quick Parts vào Tài Liệu – Nhanh Chóng và Tiện Lợi
Có hai cách để chèn Quick Parts vào tài liệu Word:
Cách 1: Trong tab Insert, chọn Quick Parts. Danh sách các khối nội dung đã lưu sẽ hiện ra. Chỉ cần click vào khối bạn muốn chèn, nó sẽ ngay lập tức xuất hiện tại vị trí con trỏ.
chèn khối văn bản Quick Part vào tài liệu Word
Cách 2: Trong tab Insert, dưới mục Quick Parts, chọn Building Blocks Organizer. Tại đây, bạn sẽ thấy toàn bộ các khối nội dung có sẵn, bao gồm cả những khối được tạo sẵn bởi Word. Để dễ tìm kiếm, bạn có thể sắp xếp theo tên (Name) hoặc theo nhóm (Gallery). Chọn khối cần chèn và nhấn Insert.
chèn khối văn bản Quick Part vào tài liệu Word
chèn khối văn bản Quick Part vào tài liệu Word
Nếu bạn đã lưu khối nội dung dưới dạng AutoText, hãy vào Insert > Quick Parts > AutoText để tìm và chèn.
## Chỉnh Sửa và Xóa Quick Parts – Linh Hoạt và Dễ Dàng
Bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa nội dung của Quick Parts. Chỉ cần chèn khối nội dung vào tài liệu, thực hiện các thay đổi cần thiết, sau đó lưu lại. Cụ thể:
- Chèn khối Quick Parts vào tài liệu.
- Thực hiện chỉnh sửa.
- Bôi đen phần nội dung đã chỉnh sửa. Nếu muốn lưu cả định dạng đoạn văn (thụt lề, căn lề, khoảng cách dòng…), hãy chọn cả dấu ngắt đoạn (¶) bằng cách bật hiển thị dấu đoạn văn trong tab Home, nhóm Paragraph, chọn Show/Hide.
Cách sử dụng Quick Parts để tự động chèn văn bản và hình ảnh thường dùng trong Word - Lưu lại khối nội dung đã chỉnh sửa bằng cách làm theo hướng dẫn tạo Quick Parts ở phần trên. Khi được hỏi có muốn thay đổi hay không, chọn Yes.
Để xóa Quick Parts, click chuột phải vào khối nội dung trong Building Blocks Organizer và chọn Delete.
chèn khối văn bản Quick Part vào tài liệu Word
## Kết Luận
Quick Parts là một công cụ hữu ích giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất khi soạn thảo văn bản trong Word. Hãy bắt đầu sử dụng Quick Parts ngay hôm nay để trải nghiệm sự tiện lợi mà nó mang lại.
## FAQ – Những Câu Hỏi Thường Gặp Về Quick Parts
1. Quick Parts và AutoText có gì khác nhau?
AutoText là tên gọi cũ của Quick Parts trong các phiên bản Word cũ hơn. Về cơ bản, chúng có chức năng tương tự nhau. Trong các phiên bản Word hiện đại, thuật ngữ Quick Parts được sử dụng phổ biến hơn.
2. Tôi có thể sử dụng Quick Parts trên nhiều máy tính khác nhau không?
Quick Parts được lưu trữ trên máy tính của bạn. Để sử dụng trên nhiều máy tính, bạn cần sao chép thư mục chứa các khối Quick Parts và dán vào máy tính khác. Vị trí thư mục này có thể khác nhau tùy theo phiên bản Word và hệ điều hành.
3. Quick Parts có thể được sử dụng trong các ứng dụng Microsoft Office khác không?
Quick Parts là tính năng dành riêng cho Word. Bạn không thể sử dụng trực tiếp trong Excel hay PowerPoint. Tuy nhiên, bạn có thể copy-paste nội dung từ Quick Parts sang các ứng dụng khác.
4. Làm thế nào để tìm vị trí lưu trữ của Quick Parts trên máy tính?
Vị trí lưu trữ của Quick Parts phụ thuộc vào phiên bản Word và hệ điều hành bạn đang sử dụng. Bạn có thể tìm kiếm trên internet với từ khóa “vị trí lưu trữ Quick Parts Word [phiên bản Word] [hệ điều hành]” để tìm câu trả lời chính xác.
5. Tôi có thể chia sẻ Quick Parts với người khác không?
Có, bạn có thể chia sẻ Quick Parts bằng cách sao chép thư mục chứa chúng và gửi cho người khác. Họ cần dán thư mục này vào đúng vị trí lưu trữ Quick Parts trên máy tính của họ.
