Bạn đã bao giờ chia sẻ bảng tính Google Sheets và rồi quên mất mình đã chia sẻ với ai chưa? Cảm giác hơi bất an, phải không nào? Đừng lo, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách kiểm tra ai đang có quyền truy cập vào Google Sheets của mình, cũng như cách quản lý quyền truy cập một cách hiệu quả và an toàn. Tôi, với tư cách là chuyên gia SEO website ProSkills và chuyên gia công nghệ, sẽ chia sẻ kinh nghiệm thực tế để bạn nắm vững các thao tác này.
Tôi nhớ có lần đang chuẩn bị báo cáo tài chính quan trọng, tôi cần chia sẻ bảng tính Google Sheets với team marketing. Sau vài tuần, tôi chợt nhận ra mình không còn nhớ rõ đã chia sẻ file đó với những ai nữa. May mắn là tôi đã tìm ra cách kiểm tra và quản lý quyền truy cập, tránh được những rắc rối về bảo mật thông tin. Kinh nghiệm này thôi thúc tôi viết bài này để giúp bạn tránh gặp phải tình huống tương tự.
Kiểm Tra Ai Có Quyền Truy Cập Google Sheets
Việc kiểm tra ai có quyền truy cập vào bảng tính của bạn rất đơn giản. Chỉ cần làm theo các bước sau:
- Mở bảng tính Google Sheets: Đầu tiên, hãy mở bảng tính mà bạn muốn kiểm tra.
- Truy cập Activity dashboard: Tìm và nhấp vào nút “Activity dashboard” (Bảng điều khiển hoạt động). Nút này thường nằm ở góc trên bên phải màn hình, nhưng vị trí có thể thay đổi tùy theo giao diện.
- Xem xu hướng người xem và bình luận: Bạn sẽ thấy hai lựa chọn: “Viewer trend” (Xu hướng người xem) và “Comment trend” (Xu hướng bình luận). Nhấp vào lựa chọn bạn muốn xem để biết ai đã xem hoặc bình luận trên bảng tính của bạn.
Lưu ý quan trọng: Tính năng “Activity dashboard” chỉ khả dụng đối với tài khoản Google Workspace (tài khoản doanh nghiệp hoặc giáo dục). Nếu bạn đang sử dụng tài khoản Google cá nhân, bạn sẽ không thấy nút này.
Lọc kết quả theo thời gian
Để tìm kiếm chính xác hơn, bạn có thể lọc kết quả theo khoảng thời gian cụ thể:
- Nhấp vào mũi tên xổ xuống: Ở góc trên bên phải của bảng tính, tìm và nhấp vào mũi tên xổ xuống (thường là biểu tượng hình tam giác).
- Chọn khoảng thời gian: Một menu xổ xuống sẽ hiện ra, cho phép bạn chọn khoảng thời gian bạn muốn xem hoạt động. Ví dụ: hôm nay, tuần trước, tháng trước, hoặc tùy chỉnh khoảng thời gian.
Hình ảnh minh họa cách xem Activity Dashboard trong Google Sheets
Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng biết được ai đã truy cập vào Google Sheet của mình và thời điểm họ truy cập. Việc này giúp bạn kiểm soát được quyền truy cập và đảm bảo an toàn cho dữ liệu của mình. Tôi thường xuyên sử dụng tính năng này để theo dõi hoạt động trên các bảng tính quan trọng.
Cấp Quyền Truy Cập Tạm Thời
Bạn có thể cấp quyền truy cập tạm thời cho người khác, đặc biệt hữu ích khi làm việc với khách hàng hoặc đối tác. Sau khi hoàn thành công việc, bạn có thể dễ dàng thu hồi quyền truy cập.
- Mở Google Drive: Truy cập vào Google Drive của bạn.
- Tìm bảng tính: Tìm đến bảng tính bạn muốn chia sẻ.
- Nhấp chuột phải và chọn “Chia sẻ”: Nhấp chuột phải vào file bảng tính và chọn “Chia sẻ”.
- Nhập địa chỉ email: Nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ.
- Đặt quyền truy cập và ngày hết hạn: Chọn quyền “Người bình luận” hoặc “Người xem” và đặt ngày hết hạn cho quyền truy cập.
- Nhấn “Gửi”: Sau khi hoàn tất, nhấn “Gửi” để gửi lời mời chia sẻ.
Để kiểm tra lại cài đặt chia sẻ và ngày hết hạn:
- Lặp lại ba bước đầu tiên (mở Google Drive, tìm bảng tính, nhấp chuột phải và chọn “Chia sẻ”).
- Nhấp vào “Cài đặt chia sẻ” ở phía dưới cửa sổ.
- Di chuột qua tên người được chia sẻ, biểu tượng đồng hồ sẽ xuất hiện. Nhấp vào biểu tượng này để đặt hoặc thay đổi ngày hết hạn.
Cấp Quyền Xem Bảng Tính (Chỉ Xem)
Nếu bạn chỉ muốn người khác xem bảng tính mà không được chỉnh sửa, hãy làm theo các bước sau:
- Mở bảng tính: Mở bảng tính bạn muốn thiết lập quyền xem.
- Truy cập “Dữ liệu” và “Trang tính và phạm vi được bảo vệ”: Trên thanh menu, chọn “Dữ liệu” và sau đó chọn “Trang tính và phạm vi được bảo vệ”.
- Chọn trang tính: Một thanh công cụ sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình. Nhấp vào “Trang tính” và chọn trang tính bạn muốn bảo vệ.
- Đặt quyền: Nhấp vào “Đặt quyền”.
- Giới hạn chỉnh sửa: Trong cửa sổ “Quyền chỉnh sửa phạm vi”, chọn “Chỉ xem” hoặc bỏ chọn tất cả những người bạn không muốn cho phép chỉnh sửa.
- Nhấn “Hoàn tất”: Nhấn “Hoàn tất” để lưu cài đặt.
Bảo Vệ Các Ô Hoặc Cột Cụ Thể
Bạn cũng có thể bảo vệ các ô hoặc cột cụ thể trong bảng tính:
- Mở bảng tính: Mở bảng tính và chọn các ô hoặc cột bạn muốn bảo vệ.
- Truy cập “Dữ liệu” và “Trang tính và phạm vi được bảo vệ”: Chọn “Dữ liệu” và sau đó là “Trang tính và phạm vi được bảo vệ”.
- Nhập mô tả: Nhập mô tả cho phạm vi được bảo vệ (ví dụ: “Không được chỉnh sửa”).
- Đặt quyền: Nhấp vào “Đặt quyền”.
- Tùy chỉnh quyền truy cập: Chọn “Tùy chỉnh” trong phần “Giới hạn ai có thể chỉnh sửa phạm vi này” và chọn những người được phép chỉnh sửa.
Kích Hoạt Quyền Bình Luận
Để cho phép người khác bình luận trên bảng tính:
- Mở bảng tính và chọn “Chia sẻ”: Mở bảng tính và chọn “Chia sẻ”.
- Thêm địa chỉ email: Nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ.
- Chọn quyền “Người bình luận”: Trong menu xổ xuống bên cạnh địa chỉ email, chọn “Người bình luận”.
- Nhấn “Gửi”: Nhấn “Gửi” để gửi lời mời.
Kích Hoạt Quyền Chỉnh Sửa
Để cho phép người khác chỉnh sửa bảng tính:
- Mở bảng tính và chọn “Chia sẻ”: Mở bảng tính và chọn “Chia sẻ”.
- Thêm địa chỉ email: Nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ.
- Chọn quyền “Người chỉnh sửa”: Trong menu xổ xuống bên cạnh địa chỉ email, chọn “Người chỉnh sửa”.
- Nhấn “Gửi”: Nhấn “Gửi” để gửi lời mời.
Kết Luận
Việc quản lý quyền truy cập Google Sheets là vô cùng quan trọng để bảo vệ dữ liệu của bạn. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức và công cụ cần thiết để kiểm soát ai có thể xem và chỉnh sửa bảng tính của mình. Hãy áp dụng ngay những hướng dẫn trên để đảm bảo an toàn thông tin và tối ưu hiệu quả công việc nhé!
FAQ
1. Tôi có thể xem lịch sử chỉnh sửa của bảng tính Google Sheets không?
Có, bạn có thể xem lịch sử chỉnh sửa bằng cách vào “Tệp” > “Lịch sử phiên bản” > “Xem lịch sử phiên bản”.
2. Làm thế nào để thu hồi quyền truy cập của một người nào đó?
Bạn có thể thu hồi quyền truy cập bằng cách vào “Chia sẻ”, tìm người đó trong danh sách và thay đổi quyền truy cập của họ thành “Đã xóa”.
3. Tôi có thể đặt mật khẩu cho bảng tính Google Sheets không?
Bạn không thể đặt mật khẩu trực tiếp cho bảng tính Google Sheets. Tuy nhiên, bạn có thể bảo vệ dữ liệu bằng cách giới hạn quyền truy cập như đã hướng dẫn ở trên.
4. Tôi có thể chia sẻ bảng tính Google Sheets với người không có tài khoản Google không?
Có, bạn có thể thay đổi cài đặt chia sẻ để cho phép bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem hoặc chỉnh sửa bảng tính, kể cả khi họ không có tài khoản Google.
5. Tôi có thể sao lưu bảng tính Google Sheets của mình không?
Có, bạn có thể tải xuống bảng tính dưới dạng tệp Excel, PDF hoặc các định dạng khác để sao lưu dữ liệu.
