Tin Tức

Chuyển Đổi Hàng Loạt File Word .DOC Sang .DOCX và PDF: Hướng Dẫn Chi Tiết

Bạn đang đau đầu với hàng tá file Word định dạng .DOC cũ kỹ và muốn chuyển đổi chúng sang .DOCX hoặc PDF một cách nhanh chóng? Đừng lo, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết hai phương pháp hiệu quả để chuyển đổi hàng loạt file Word, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Tôi, với tư cách là chuyên gia SEO website ProSkills, thường xuyên làm việc với nhiều loại tài liệu và hiểu rõ những khó khăn này. Hãy cùng khám phá nhé!

Chuyển Đổi Hàng Loạt .DOC Sang .DOCX bằng VBA

VBA (Visual Basic for Applications) là một công cụ mạnh mẽ tích hợp trong Word, cho phép bạn tự động hóa nhiều tác vụ, bao gồm cả việc chuyển đổi định dạng file. Phương pháp này đòi hỏi một chút kiến thức về VBA, nhưng đừng lo, tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước một.

Các Bước Thực Hiện

  1. Tập hợp file .DOC: Trước tiên, hãy gom tất cả các file .DOC cần chuyển đổi vào cùng một thư mục. Việc này giúp bạn dễ dàng quản lý và xử lý file. Hãy tưởng tượng việc tìm kiếm từng file .DOC rải rác khắp máy tính – thật tốn thời gian phải không?

  2. Mở cửa sổ VBA: Nhấn tổ hợp phím Alt + F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic for Applications. Cửa sổ này chính là nơi bạn sẽ “ra lệnh” cho Word thực hiện việc chuyển đổi.

  3. Thêm Module: Trong cửa sổ VBA, vào Insert > Module. Module là nơi chứa mã VBA.

  4. Dán mã VBA: Sao chép đoạn mã VBA dưới đây và dán vào cửa sổ Module:

Sub ConvertDocToDocx() 'Updated by ExtendOffice 20181128
    Dim xDlg As FileDialog
    Dim xFolder As Variant
    Dim xFileName As String
    Application.ScreenUpdating = False
    Set xDlg = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
    If xDlg.Show <> -1 Then Exit Sub
    xFolder = xDlg.SelectedItems(1) + ""
    xFileName = Dir(xFolder & "*.doc", vbNormal)
    While xFileName <> ""
        Documents.Open FileName:=xFolder & xFileName, _
            ConfirmConversions:=False, ReadOnly:=False, AddToRecentFiles:=False, _
            PasswordDocument:="", PasswordTemplate:="", Revert:=False, _
            WritePasswordDocument:="", WritePasswordTemplate:="", Format:= _
            wdOpenFormatAuto, XMLTransform:=""
        ActiveDocument.SaveAs xFolder & Replace(xFileName, "doc", "docx"), wdFormatDocumentDefault
        ActiveDocument.Close
        xFileName = Dir()
    Wend
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Hình minh họa: Dán mã VBA vào cửa sổ Module

  1. Chạy mã VBA: Nhấn phím F5 để chạy mã. Một cửa sổ duyệt file sẽ hiện ra.

  2. Chọn thư mục: Duyệt đến thư mục chứa các file .DOC, chọn thư mục đó và nhấn “OK”.

Hình minh họa: Chọn thư mục chứa file .DOC

  1. Hoàn tất: Word sẽ tự động chuyển đổi tất cả các file .DOC trong thư mục đã chọn sang định dạng .DOCX. Bạn sẽ thấy kết quả ngay lập tức!

Hình minh họa: Kết quả sau khi chuyển đổi

Chuyển Đổi Hàng Loạt File Word Sang PDF bằng VBA

PDF là định dạng phổ biến, lý tưởng cho việc chia sẻ tài liệu. VBA cũng có thể giúp bạn chuyển đổi hàng loạt file Word sang PDF một cách dễ dàng.

Các Bước Thực Hiện

Các bước thực hiện tương tự như chuyển đổi sang .DOCX, chỉ khác ở đoạn mã VBA. Sao chép và dán đoạn mã dưới đây vào cửa sổ Module:

Sub ConvertWordsToPdfs() 'Updated by Extendoffice 20181123
    Dim xIndex As String
    Dim xDlg As FileDialog
    Dim xFolder As Variant
    Dim xNewName As String
    Dim xFileName As String
    Set xDlg = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
    If xDlg.Show <> -1 Then Exit Sub
    xFolder = xDlg.SelectedItems(1) + ""
    xFileName = Dir(xFolder & "*.*", vbNormal)
    While xFileName <> ""
        If ((Right(xFileName, 4)) <> ".doc" Or Right(xFileName, 4) <> ".docx") Then
            xIndex = InStr(xFileName, ".") + 1
            xNewName = Replace(xFileName, Mid(xFileName, xIndex), "pdf")
            Documents.Open FileName:=xFolder & xFileName, _
                ConfirmConversions:=False, ReadOnly:=False, AddToRecentFiles:=False, _
                PasswordDocument:="", PasswordTemplate:="", Revert:=False, _
                WritePasswordDocument:="", WritePasswordTemplate:="", Format:= _
                wdOpenFormatAuto, XMLTransform:=""
            ActiveDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:=xFolder & xNewName, _
                ExportFormat:=wdExportFormatPDF, OpenAfterExport:=False, OptimizeFor:= _
                wdExportOptimizeForPrint, Range:=wdExportAllDocument, From:=1, To:=1, _
                Item:=wdExportDocumentContent, IncludeDocProps:=True, KeepIRM:=True, _
                CreateBookmarks:=wdExportCreateNoBookmarks, DocStructureTags:=True, _
                BitmapMissingFonts:=True, UseISO19005_1:=False
            ActiveDocument.Close
        End If
        xFileName = Dir()
    Wend
End Sub

Hình minh họa: Dán mã VBA để chuyển sang PDF

Sau đó, làm theo các bước từ 4 đến 7 như trên để chạy mã và chọn thư mục chứa file Word. Word sẽ chuyển đổi tất cả các file trong thư mục sang định dạng PDF.

Hình minh họa: Chọn thư mục chứa file Word

Hình minh họa: File PDF sau khi chuyển đổi

Kết Luận

Việc chuyển đổi hàng loạt file Word .DOC sang .DOCX và PDF không còn là nỗi lo ngại với những phương pháp trên. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích. Hãy thử áp dụng và chia sẻ kinh nghiệm của bạn nhé!

FAQ

  1. Tôi có thể sử dụng phương pháp này trên máy Mac được không? VBA là công cụ dành riêng cho Microsoft Office trên Windows. Trên máy Mac, bạn có thể tìm kiếm các giải pháp thay thế khác như Automator hoặc AppleScript.

  2. Nếu tôi gặp lỗi khi chạy mã VBA thì sao? Hãy kiểm tra lại kỹ đoạn mã đã sao chép và đảm bảo bạn đã thực hiện đúng các bước. Bạn cũng có thể tìm kiếm giải pháp trên các diễn đàn hoặc trang web hỗ trợ về VBA.

  3. Có phần mềm nào hỗ trợ chuyển đổi hàng loạt file Word không? Có rất nhiều phần mềm hỗ trợ chuyển đổi định dạng file, cả miễn phí và trả phí. Tuy nhiên, sử dụng VBA là một giải pháp tiết kiệm chi phí và hiệu quả.

  4. Định dạng .DOCX có gì khác biệt so với .DOC? .DOCX là định dạng mặc định của Word từ phiên bản 2007 trở đi, hỗ trợ nhiều tính năng hơn và có kích thước file nhỏ gọn hơn so với .DOC.

  5. Tại sao nên chuyển đổi sang PDF? PDF là định dạng bảo toàn định dạng, đảm bảo tài liệu hiển thị giống nhau trên mọi thiết bị và hệ điều hành. Điều này rất quan trọng khi chia sẻ tài liệu cho người khác.

Proskills

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *