Làm việc với dữ liệu ngày tháng trong Excel đôi khi khiến bạn phải đau đầu vì những định dạng khác nhau. Bạn cần tính toán với chúng, hiển thị chúng dưới dạng văn bản, hoặc đơn giản là muốn thay đổi cách chúng xuất hiện. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách chuyển đổi định dạng ngày tháng trong Excel một cách dễ dàng, từ số sang chữ (TEXT) và ngược lại, giúp bạn làm chủ dữ liệu và tiết kiệm thời gian quý báu. Tôi, với tư cách là chuyên gia SEO website ProSkills và chuyên gia công nghệ, sẽ chia sẻ kinh nghiệm thực tế và những mẹo nhỏ giúp bạn thành thạo Excel.
Ngày tháng trong Excel có thể được hiển thị dưới dạng DATE (ngày tháng), NUMBER (số) hoặc TEXT (văn bản). Việc chuyển đổi giữa các định dạng này tưởng chừng đơn giản nhưng lại rất quan trọng, ảnh hưởng đến cách Excel xử lý dữ liệu. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết từng trường hợp nhé!
Chuyển Đổi Ngày Tháng Sang Dạng Số và Chữ
Chuyển Ngày Tháng Sang Dạng Chữ (TEXT)
Đôi khi bạn không muốn Excel tính toán với dữ liệu ngày tháng. Ví dụ, bạn có thể muốn hiển thị ngày tháng như một phần của mã sản phẩm, hoặc đơn giản là muốn trình bày dữ liệu theo một định dạng cụ thể. Trong trường hợp này, chuyển đổi sang dạng TEXT là giải pháp hoàn hảo.
Chuyển đổi ngày tháng sang dạng chữ
Để thực hiện, bạn sử dụng hàm TEXT. Ví dụ, tại ô C2, nếu muốn chuyển đổi ngày tháng tại ô B2 sang dạng văn bản với định dạng ngày/tháng/năm, bạn nhập công thức:
=TEXT(B2,"dd/mm/yyyy")Hàm TEXT sẽ lấy giá trị tại ô B2 và hiển thị nó dưới dạng văn bản theo định dạng bạn chỉ định.
Bạn cũng có thể hiển thị ngày tháng dưới dạng số nguyên, đại diện cho số ngày kể từ ngày 1/1/1900. Để làm điều này, bạn sử dụng công thức:
=TEXT(B2,"0")
Ngày tháng được hiển thị dưới dạng số
Chuyển Ngày Tháng Sang Dạng Số (NUMBER)
Việc chuyển đổi ngày tháng sang dạng số cho phép Excel thực hiện các phép tính với chúng. Có hai cách để thực hiện điều này:
Cách 1: Sử dụng ribbon.
Trên tab Home, trong nhóm Number, bạn chọn định dạng Date và chuyển sang Number.
Chuyển đổi ngày tháng sang dạng số – Cách 1
Chuyển đổi ngày tháng sang dạng số – Cách 1
Cách 2: Sử dụng hộp thoại Format Cells.
Nhấp chuột phải vào ô chứa dữ liệu ngày tháng, chọn Format Cells. Trong tab Number, chọn Number và nhấn OK.
Chuyển đổi ngày tháng sang dạng số – Cách 2
Chuyển Ngày Tháng Từ Dạng Chữ (TEXT) Sang Dạng Số (NUMBER)
Khi dữ liệu ngày tháng của bạn bị định dạng là TEXT, bạn có thể gặp khó khăn khi thực hiện các phép tính. Dưới đây là một số cách để chuyển đổi chúng trở lại dạng số:
Định dạng Lại Thủ Công
Bạn có thể thay đổi định dạng của ô từ TEXT sang NUMBER trong hộp thoại Format Cells. Tuy nhiên, bạn cần nhấp đúp vào từng ô để Excel cập nhật định dạng. Cách này chỉ phù hợp với số lượng dữ liệu nhỏ.
Chuyển đổi ngày tháng từ chữ sang số – Cách thủ công
Sử Dụng Hàm DATEVALUE
Hàm DATEVALUE chuyển đổi chuỗi văn bản đại diện cho ngày tháng thành giá trị số tương ứng.
=DATEVALUE("21/11/2018") Tuy nhiên, hàm DATEVALUE chỉ hoạt động nếu định dạng ngày tháng trong chuỗi văn bản khớp với định dạng ngày tháng của hệ thống.
Sử Dụng Text to Columns
Nếu dữ liệu của bạn không đồng nhất, bạn có thể sử dụng tính năng Text to Columns trên tab Data. Tính năng này cho phép bạn chia nhỏ dữ liệu trong một cột thành nhiều cột, đồng thời định dạng lại dữ liệu.
Sử dụng Text to Columns
Sử Dụng Flash Fill
Flash Fill là một tính năng thông minh của Excel, tự động điền dữ liệu dựa trên mẫu mà bạn cung cấp. Nếu bạn nhập đúng định dạng ngày tháng cho một vài ô đầu tiên, Excel có thể tự động điền cho các ô còn lại.
Sử dụng Flash Fill
Kết luận
Việc chuyển đổi định dạng ngày tháng trong Excel là một kỹ năng cơ bản nhưng vô cùng quan trọng. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích để làm chủ dữ liệu và tối ưu hóa công việc của mình. Hãy luyện tập thường xuyên để thành thạo các phương pháp này nhé!
FAQ
-
Tại sao khi tôi sử dụng hàm DATEVALUE lại nhận được kết quả #VALUE!? Điều này có thể xảy ra khi định dạng ngày tháng trong chuỗi văn bản không khớp với định dạng ngày tháng của hệ thống, hoặc chuỗi văn bản không phải là ngày tháng hợp lệ.
-
Flash Fill có luôn hoạt động chính xác không? Không, Flash Fill hoạt động dựa trên mẫu mà bạn cung cấp. Nếu dữ liệu của bạn không có mẫu rõ ràng, Flash Fill có thể cho kết quả không chính xác.
-
Tôi nên sử dụng phương pháp nào để chuyển đổi định dạng ngày tháng? Điều này phụ thuộc vào tình huống cụ thể. Nếu bạn chỉ cần chuyển đổi một vài ô, định dạng lại thủ công là cách nhanh nhất. Nếu bạn có nhiều dữ liệu, hàm
DATEVALUEhoặc Text to Columns là lựa chọn tốt hơn. -
Làm thế nào để thay đổi định dạng ngày tháng của hệ thống? Bạn có thể thay đổi định dạng ngày tháng của hệ thống trong Control Panel > Region and Language.
-
Có cách nào khác để chuyển đổi định dạng ngày tháng không? Có, bạn có thể sử dụng VBA (Visual Basic for Applications) để viết macro tự động chuyển đổi định dạng ngày tháng. Tuy nhiên, phương pháp này phức tạp hơn và yêu cầu kiến thức lập trình.
